II - Les fonctionnalités de l’application

1. Les widgets du tableau de bord

Les cadres affichés sur le tableau de bord, sont appelés widget. C’est le profil (PLACIER, REGIE, CADRE …) associé à l’utilisateur qui conditionne les widgets qui sont affichés et leur position.

Pour réduire/déployer un widget, cliquer sur le coin supérieur droit: /

Les widgets disponibles sont recensés ci-après.

1.1. Alertes SIRENE

Ce widget indique le nombre d’alertes SIRENE non traitées, c’est à dire dont la fiche ne comporte rien dans le champ « Prise en compte ». Un lien sous le nombre permet d’ouvrir directement la liste.

1.2. Commerçants hors-limite

Il s’agit de deux widget similaires servant à identifier les commerçants qui dépassent le plus les limites, limites qui sont utilisées notamment pour autoriser le placement. Le premier se limite aux commerçant inactifs (critère paramétrable), l’autre adresse les commerçants actifs.

Pour les deux widgets :

• le widget indique le nombre total de commerçants concernés
• un click sur la ligne du commerçant ouvre sa fiche
• le widget prend en argument de paramétrage le nombre de commerçants à afficher par critère (3 par défaut ).

Le widget liste les commerçants les plus au delà des limites, pour chacun des 2 (inactif) ou 4 (actifs) critères suivants :

• Assurance: le score est le nombre de jours après expiration de validité
• Arriérés: le score est le montant total des factures en arriérés, s’il dépasse les limites, suivant la même définition que pour le placement
• Factures arriérées: le score est le nombre de factures en arriérés, s’il dépasse les limites, suivant la même définition que pour le placement
• Contrôle K-bis: le score est le nombre de jours après expiration de validité du contrôle

1.3. Emulation badge

Il s’agit d’un widget de TEST ou de Démonstration avec les données de tests configurées lors de l’installation d’openMarchéForain. Il est toujours inutile en production.

Il recense des URL qui permettent de simuler le scan d’un badge par NFC ou QR-code en appelant l’URL que le scan appelerait après sa ré-écriture éventuelle par le serveur web.

Pour simuler un écran de terminal mobile sur PC, Firefox propose une vue adaptative déclenchable par les touches CTRL+SHIFT+M.

Ce widget est modifiable directement dans sa fiche: menu Administration>Tableaux de bord>Widget.

1.4. Menu placier

Voir le paragraphe 2: Le mode mobile et le menu placier.

1.5. Message

Ce widget affiche un message saisi par l’administrateur via le menu Administration>Message. Il est identique pour tous les utilisateurs, et persiste jusqu’à ce que l’administrateur l’efface.

1.6. Profil non configuré

Ce widget est associé au profil « Profilm Non Configuré » qui permet de retirer touts ses droits à un utilisateur ou d’ajouter un utilisateur sans lui attribuer immédiatement de droits. Ce widget informe l’utilisateur de sa situation, une fois qu’il est authentifié : Votre profil n’a pas été configuré. Vous n’avez donc accès à aucun menu.

1.7. Scan badge PC

Il s’agit d’un widget de TEST ou de Démonstration indépendant des données de test configurées lors de l’installation, qui simule le scan d’un badge. Il est a priori inutile pour un usage en production. Il permet d’appeler sur PC l’URL qui résulterait, après éventuelle ré-écriture par le serveur web, du scan par NFC ou QR-code d’un badge.

Associé à un lecteur de badge USB (NFC ou code barre), et à une fenêtre Firefox réduite en taille, il permet d’effectuer des démonstrations sur PC. On peut également saisir les numéros de badge.

Ce widget est modifiable directement dans sa fiche: menu Administration>Tableaux de bord>Widget.

1.8. Statistiques

Il s’agit des statistiques de facturation par mois:

• Colones sous « Facturé »: ce qui a été facturé pour le mois:

  • montant total
  • nombre de factures émises

• Colones sous « Non réglé »: ce qui n’a pas encore été encaissé actuellement:

  • montant total
  • nombre de factures

Le nombre de mois affichables depuis le mois précédent est paramétré dans le widget:

• menu Administration>Tableaux de bord>Widget
• ouvrir la fiche du widget en modification
• modifier le champ arguments

1.9. Stats marché en cours

Il s’agit des totaux d’émission de tickets pour le placier connecté, sur le marché sélectionné, le jour même:

• Nombre de tickets
• Nombre de mètres
• Montant total

Cela peut aider un placier nouveau ou remplaçant à vérifier qu’il a parcouru toutes les allées du marché.

Le mode d’affichage peut être modifié de simple à complet en paramétrant le widget:

• menu Administration>Tableaux de bord>Widget
• ouvrir la fiche du widget en modification
• modifier le champ arguments

En mode complet, on affiche la performance collective (plusieurs placier sur un même marché), et pour référence, la moyenne sur les 30 derniers jours calendaires, tous jours de semaine confondus.

1.10. Suivi de l’édition des badges

Ce widget permet de suivre les quantités de fiche Commerçant sans badge:

• soit parce la photo n’a pas été prise
• soit parceque le badge n’est pas associé

1.11. Tickets majorés pour blocage

Ce widget permet de suivre les nombre de tickets émis récemment pour des commerçants dont le badge a été bloqué, a priori suite à révocation de toutes ses autorisations, donc à suivre de près. Cela peut arriver entre la décision de révocation et l’entrée en vigueur de la décision.

2. Le mode mobile et le menu placier

Le profil placier correspond à des écrans prévus pour être utilisés sur un terminal mobile de taille restreinte (moins de 640 pixel de large). Il a été optimisé pour un écran offrant une vue navigateur effective de 360 x 519 pixels.

2.1. Ergonomie générale en mode mobile

En mode placier, l’ergonomie est différente du mode PC, notamment sur les points suivants:

• Il n’y a pas de menu visible, c’est le widget menu placier qui sert de menu
• Les écrans sont allégés en information, la police grossie
• Comme pour le scan NFC d’un badge, la plupart des actions ouvrent un nouvel onglet
• Le formulaire de ticket est automatiquement validé à la sélection d’un métrage

• Un click sur le logo openMarchéForain:

  • pour l’écran d’accueil, cela rafraichît l’écran

  • pour tous les autres écrans, cela ferme l’onglet navigateur:

    • on revient donc à l’onglet précédent, qui est normalement l’écran d’accueil
    • cela ne rafraichit pas l’écran d’accueil (stats marché en cours)
    • si on a perdu l’onglet de l’écran d’accueil, on le retrouve en relançant le raccourci ouvrant la page d’accueil

L’application va réagir au scan NFC d’un badge suivant le mode actif, sélectionné sur la page d’accueil:

• mode INFO:

  • c’est le mode par défaut, il fonctionne indépendament de la sélection d’un marché
  • le scan d’un badge affiche la fiche d’information détaillée du commerçant

• mode PLACEMENT:

  • ce mode n’est activable qu’une fois qu’un marché est sélectionné
  • le scan d’un badge affiche le formulaire d’enrôlement du commerçant pour le placement des journaliers

• mode TICKET:

  • ce mode n’est activable qu’une fois qu’un marché est sélectionné
  • le scan d’un badge affiche le formulaire de ticket du commerçant pour la saisie du métrage et de l’éventuelle tarification spéciale

NB: Le widget des statistiques du marché en cours n’apparaît que lorsqu’un marché est sélectionné.

2.2. Mode INFO

Ce mode permet, avec le badge d’un commerçant, de consulter la fiche de synthèse du dossier du commerçant.

2.2.1. Fiche détaillée du commerçant

Le scan d’un badge affiche une fiche détaillée du statut du commerçant:

Dans un premier cadre, on a le statut de son dossier:

• Titre:

  • sa raison sociale et son numéro, tel que sur le badge
  • la couleur du fond reprend celle de son statut: vert / jaune / rouge

• Nature de vente

• Un premier sous-cadre avec son statut par rapport aux 4 critères d’autorisation de placement:

  • la couleur du titre est:

    • rouge dès qu’un critère est dépassé
    • sinon jaune dès qu’un critère est en alerte
    • sinon verte

  • les 4 critères sont:

    • a-t’il été bloqué par un cadre ?
    • a-t’il trop d’arriérés de paiement en montant (€) ou en nombre de factures ( f.) ?
    • la date prévue du prochain contrôle d’extrait K-bis est-elle dépassée ?
    • la date de fin de validité de son assurance est-elle dépassée ?

  • si un critère est en alerte ou dépassé, un click permet de consulter le détail de la limite

• Un second sous-cadre indique le statut du code d’accès du commerçant à son dossier:

  • la couleur du titre est:

    • rouge si le code est bloqué (3 essais malheureux successifs)
    • sinon jaune si aucun code n’est généré (situation par défaut)
    • sinon aucune

  • le code est sur 4 chiffres
  • le nombre d’essais restant, il repasse à 3 à chaque connexion réussie du commerçant

Tous les cadres suivants sont repliés par défaut et dépliables pour accéder au détail.

Dans un second cadre, on a la liste des dernières factures du commerçant:

• il s’agit au moins des 3 dernières factures, et jusqu’à la dernière impayée

• les factures sont indiquées comme réglées ou non

  • à régler correspond à un paiement en attente sans retard
  • rappel correspond à un paiement en retard, mais pas encore pénalisant
  • arriéré correspond à un paiement en retard potentiellement pénalisant, notamment pour le placement

Dans un troisième cadre, on a la liste des tickets pas encore facturés du commerçant:

• il s’agit a prioiri des tickets du mois en cours
• en cliquant sur une ligne on peut consulter le détail du ticket

Dans un quatrième cadre, on a la liste des marchés et le statut d’autorisation de placement journalier pour le commerçant.

Dans un cinquième cadre, on a la liste des assiduités du commerçant par jour hebdomadaire et par marché:

• il s’agit du nombre de tickets sur les N mois révolus (N paramétrable)
• l’évolution pour le mois suivant est estimée au jour même : - en enlevant les tickets du mois qui ne sera plus pris en compte - en ajoutant les tickets du mois en cours

2.2.2. Accès du commerçant à sa propre fiche

En bas de l’écran un bouton Générer Code D'accès permet au placier de re-générer le code d’accès situé dans le premier cadre, avec un nombre d’essais mis à 3. C’est utilisable à tout moment, et permet de générer un premier code ou de le renouveler s’il a été bloqué. Ce code est nécessaire au commerçant pour consulter sa propre fiche d’information, semblable à celle du mode INFO, depuis n’importe quel téléphone.

Pour consulter sa fiche, le commerçant doit disposer de:

• son badge
• un code d’accès fourni par le placier sur demande

• un smartphone équipé:

  • d’une connexion à internet
  • d’une application de scan de QR-code

L’application de scan de QR-code:

• Sur Windows phone, il n’y a rien à installer
• Sur Android, on propose par exemple le logiciel libre Barcode Scanner de ZXing team (logiciel libre)

• Sur iPhone

  • il n’y a plus rien à installer sur les versions récentes (7 et +)
  • sur les anciens, l’application ci-avant est disponible

Le commerçant n’a plus qu’à :

• scanner le QR-code figurant sur son badge
• cliquer sur le lien affiché pour l’ouvrir dans son navigateur internet
• saisir le code d’accès
• consulter sa fiche

2.3. Mode PLACEMENT

Dès que le marché est sélectionné, on peut activer le mode PLACEMENT. Il permet d’enrôler les commerçants pour le placement puis d’aider à les placer par ordre de priorité.

2.3.1. Enrôlement au placement

Le scan d’un badge en mode PLACEMENT affiche le formulaire de placement. Si le commerçant n’est pas encore enrôlé, il s’agit du formulaire d’ajout:

On retrouve le cadre d’information de la fiche détaillée d’information du commerçant. Pour accéder à l’intégralité de cette fiche dans un nouvel onglet, il suffit de cliquer sur l’icone fiche :

Si le statut du commerçant est au-delà des limites définies, ou si le marché en cours ne lui est pas autorisé, un message avertit qu’il ne peut pas être enrôlé pour placement automatique.

Sinon, même avec un statut en alerte, un bouton enrôler pour le placement en bas de l’écran propose au placier de valider l’enrôlement.

L’enrôlement est alors affiché, avec un rang provisoire. Le cadre Ancienneté indique les critères retenus quand on le déplie. Cliquer sur le logo openMarchéForain ferme la fenêtre. Si la fermeture automatique des formulaires validés est activée dans openMarchéForain, la fenêtre sera automatiquement fermée à l’issue du délai paramétré.

Une fois l’enrôlement enregistré, un nouveau scan du badge en mode PLACEMENT ouvre le formulaire d’enrôlement comme après la validation. Il est alors possible de supprimer l’enrôlement ou de vérifier le rang actuel.

L’enrôlement peut intervenir à tout moment, même après le placement. Les rangs de tous les enrôlés sont recalculés à chaque nouvel enrôlement.

Un enrôlement enregistre automatiquement la date de début du commerçant s’il remplit les conditions d’assiduité.

Un enrôlement est nécessaire pour figurer sur la liste de priorité de placement PDF qui servira le mois suivant en cas de panne du système.

2.3.2. Liste de placement

En mode PLACEMENT, un bouton Liste est activable. Ce bouton affiche la liste de placement, avec tous les enrôlements triés par rang décroissant.

Un click dans la première colone permet de placer un commerçant, il apparait alors grisé. La manipulation est réversible par un nouveau click. Ceci permet au placier de savoir qui est déjà placé, lors de la proposition d’une place.

En outre, la coche d’un placement est enregistrée sur le serveur central:

• les placements sont donc récupérables même si on ferme la fenêtre
• les statistiques considèreront le ticket émis pour le commerçant comme journalier

2.4. Mode TICKET

Dès que le marché est sélectionné, on peut activer le mode TICKET. Il permet d’émettre des tickets électroniques pour les commerçants constatant le nombre de mètres occupés, et le tarif appliqué:

• tarif standard
• tarif démonstrateur
• majoration suite à irrégularité: badge non présenté ou blocage par un cadre

Dès qu’un marché est sélectionné, le widget Statistiques du marché en cours apparaît sous le menu placier. Pour rafraichir les chiffres affichés dans ce widget, il faut recharger la page en cliquant sur le logo openMarchéforain.

2.4.1. Emission d’un ticket électronique

Le scan d’un badge en mode TICKET affiche le formulaire de ticket. Si le commerçant n’a pas encore eu de ticket, il s’agit du formulaire d’ajout.

On retrouve le cadre d’information de la fiche détaillée d’information du commerçant:

• Replié si tout va bien (statut vert)
• Déplié si une alerte ou un dépassement est constaté,

Pour accéder à l’intégralité de la fiche du commerçant dans un nouvel onglet, il suffit de cliquer sur l’icone fiche qui est affiché dans le cadre commerçant quand il est déplié :

Note

Quand le statut est en alerte ou au-delà des limites, il est déplié par défaut. Une fois revu, le placier peut replier le cadre (tiret en haut à gauche) pour voir le formulaire de ticekt en entier.

Quel que soit le statut du commerçant, un ticket peut être émis. Le ticket sera majoré dans deux cas:

• si le commerçant a été bloqué par un cadre:

  • seul un cadre pourra enlever la majoration avant facturation

• si le commerçant n’a pas présenté son badge ou que le badge est défectueux:

  • le placier peut supprimer la majoration le jour même avec le badge fonctionnel
  • le secrétariat peut supprimer la majoration avant facturation en cas de badge défectueux

Dans le formulaire d’ajout du ticket, le placier doit préciser:

• S’il faut appliquer le tarif démonstrateur en cochant ou pas la case concernée

• Le métrage, ce qui valide en même temps le formulaire d’ajout :

  • Soit il sélectionne un métrage dans la liste proposée face au champ métrage
  • Soit il utilise un des 4 boutons de raccourci: 2m, 4m, 6m , 8m

  • Soit il valide le métrage pré-saisi automatiquement en cliquant sur le bouton Enregistrer l'ajout, métrage qui est

    • soit le plus fréquent de ce commerçant, sur ce marché, ce jour de la semaine
    • soit 6m, valeur la plus fréquente en général

Le ticket est alors affiché avec le métrage et le montant total en gros caractères, facile à montre au commerçant pour double-contrôle. Cliquer ensuite sur le logo openMarchéForain pour fermer la fenêtre. Si la fermeture automatique des formulaires validés est activée dans openMarchéForain, la fenêtre sera automatiquement fermée à l’issue du délai paramétré.

Une fois le ticket enregistré, un nouveau scan du badge en mode TICKET ouvre le formulaire de ticket comme après la validation. Il est alors possible de modifier ou supprimer le ticket.

La modification ou la suppression d’un ticket n’est possible que le jour même et que par le placier qui l’a créé. Cela permet notamment de:

• supprimer la majoration pour badge oublié, si le badge a été retrouvé
• modifier le métrage en cas d’erreur
• modifier le marché pour le marché en cours, si le placier s’était trompé de marché

NB: Toutes les modifications de tickets sont enregistrées dans l’historique

2.4.2. Ticket sans badge

En mode TICKET, un bouton Sans badge est activable. Ce bouton affiche un écran de recherche de commerçant par sa raison sociale ou son nom.

Une fois ce commerçant identifié, un click sur la ligne avec son nom aura le même résultat que le scan de son badge, à ceci près que s’il s’agit d’un nouveau ticket, celui-ci sera émis au tarif majoré.

3. Paiement

Les factures sont émises par un traitement mensuel. Leur liste est ensuite accessible par ce menu, qui propose deux rubriques. A partir de chacune, on peut ouvrir la fiche d’une facture et pointer son paiement ou consulter la liste des tickets qu’elle facture.

3.1. Facture à payer

Cette liste est optimisée pour que le régisseur de recette perçoive le paiement d’un commerçant, en trois étapes:

• établir ce que doit un commerçant
• le faire payer en régie de recette (hors de ce logiciel)
• pointer le paiement

3.1.1. Recherche

Lorsque la liste s’affiche, elle contient toutes les factures non réglées de tous les commerçants.

Par défaut, la recherche de facture se fait en mode avancé et doit permettre d’identifier rapidement toutes les factures que le commerçant peut régler en régie. Cela permet de lui rappeler ses éventuelles autres factures à payer.

Les critères de recherche sont :

• numéro de série de badge: si vous avez un lecteur de badge NFC connecté à votre poste, il vous suffit de cliquer dans ce champ et de passer le badge au dessus du lecteur
• numéro de commerçant
• raison sociale au moment de la facturation
• numéro de la facture: la structure de ce numéro permet aussi de filtrer l’année et le mois AAAA-MM-….
• numéro de titre de recette

Comme toujours avec la recherche avancée, chaque élément obtenu correspond à tous les critères de recherche.

Une fois la recherche effectuée, on obtient la liste des factures correspondantes. Il est alors possible d’imprimer le rapport correspondant en cliquant sur l’icône sur la droite de la liste.

Si on veut faire une recherche sur d’autres champs, par exemple sur la raison sociale actuelle, il faut utiliser la recherche simple. Elle cherchera la valeur saisie sur tous les champs suivants:

• numéro de facture
• montant, par exemple 230.00
• statut de la facture
• raison sociale au moment de la facturation
• titre de recette
• numéro de commerçant
• raison sociale actuelle du commerçant

La liste des factures à payer, affiche notament les trois colonnes suivantes:

• montant: qui est facile à copier-coller dans un logiciel de régie de recette.
• statut: qui permet d’identifier facilement les factures en arriéré, qui risquent de mettre fin à ses droits

• cumul:

  • qui permet d’évaluer la dette totale
  • qui indique les montants partiels, très utile si le commerçant dispose d’une somme insuffisante pour s’acquitter de toutes ses dettes en une seule fois

3.1.2. Modification

La modification d’une facture permet de modifier son statut de paiement, en modifiant les deux champs date de quittance et n° de quittance.

On modifie une facture depuis la liste en cliquant sur l’icone , ou en la consultant et en choisissant l’action modifier :

• pour pointer un paiement:

  • on renseigne les deux champs, la date étant automatiquement pré-renseignée à aujourd’hui
  • s’il s’agit d’un pointage sans quittance (erreur, remise gracieuse, …) on peut saisir un commenaire au lieu du n° de quittance

• pour annuler un paiement: on vide les champs date et n° de quittance

• pour indiquer qu’une facture a fait l’objet d’un titre de recette, on indique le numéro dans le champ idoine:

  • ça permet de ne plus en réclamer le paiement en régie
  • ça permet d’effectuer de différer le pointage du paiement au moment où le titre aura été encaissé

Ne pas oublier de valider en cliquant en bas du formulaire sur le bouton enregistrer la modification.

3.2. Toutes les factures

Depuis cette liste on peut chercher la liste des factures d’un commerçant, qu’elles soient réglées ou non. Cette liste offre trois avantages par rapport à la liste figurant dans l’onglet de la fiche commerçant:

• on peut utiliser des filtres avancés
• on peut chercher sur plusieurs commerçants
• la liste peut être imprimée

3.2.1. Recherche

Lorsque la liste s’affiche, elle contient toutes les factures, réglées ou non, de tous les commerçants. Pour les utilisateurs qui en ont le droit, il est possible à tout moment d’exporter la liste filtrée en format CSV en cliquant sur l’icône sur la droite de la liste.

Par défaut, la recherche de facture se fait en mode avancé et doit permettre d’identifier toutes les factures que le commerçant vient régler en régie. Cela permet de lui rappeler ses éventuelles autres factures à payer.

Les critères de recherche sont :

• numéro de série de badge: si vous avez un lecteur de badge NFC connecté à votre poste, il vous suffit de cliquer dans ce champs et de passer le badge au dessus du lecteur
• numéro de commerçant
• raison sociale au moment de la facturation
• numéro de facture: la structure de ce numéro permet aussi de filtrer l’année et le mois AAAA-MM-….

• règlement

  • Tous: facture réglée ou pas
  • Réglé: facture réglée
  • Non réglé: facture non réglée

• numéro de titre de recette

Comme toujours avec la recherche avancée, chaque élément obtenu correspond à tous les critères de recherche.

Une fois la recherche effectuée, on obtient la liste des factures correspondantes. Il est alors possible de les imprimer en cliquant sur l’icône sur la droite de la liste.

Si on veut faire une recherche sur d’autres champs, par exemple sur la raison sociale actuelle, il faut utiliser la recherche simple. Elle cherchera la valeur saisie sur tous les champs quivants:

• numéro de facture
• statut de la facture
• marché de distribution
• montant, par exemple 230,00 €
• raison sociale au moment de la facturation
• titre de recette
• numéro de quittance
• date de quittance
• numéro de commerçant
• raison sociale actuelle du commerçant

3.2.2. Modification

La modification s’opère dela même façon que depuis la liste des factures à payer (§ 3.1.2).

4. Gestion

Le menu Gestion contient les rubriques pour gérer le quotidien des marchés: des alertes SIRNE à l’historique de modification des tickets.

4.1. Alertes SIRENE à traiter

Affiche la liste des alertes SIRENE à traiter. Ce sont les modifications signalées au répertoire SIRENE concernant un des établissements de l’entreprise d’un des commerçants d’openMarchéForain. En cliquant sur une ligne, on ouvre dans un nouvel onglet navigateur la fiche du commerçant en question, qui comporte un onglet listant les alertes qui le concerne. Pour traiter cette alerte,et qu’elle sorte de la liste et du widget de tableau de bord, il faut la modifier et indiquer quelque chose dans le champ prise en compte.

NB: la plupart des commerçants non sédentaires exerçant en nom propre, ils peuvent d’une part s’opposer à la publication des évènements de leur « entreprise » aux données publiées en openData par l’INSEE, et d’autre part ne sont pas tenus de déclarer une simplecessation d’activité.

4.2. Commerçant Non Sédentaire

Chaque commerçant non sédentaire fait l’objet d’une fiche qui permet de l’identifier de façon unique via son numéro de SIRET (établissement au répertoire SIRENE), obligatoire pour tout société ou personne réalisant des bénéfices commerciaux. Dans cette fiche seront portés les éléments les plus importants du dossier du commerçant.

A partir de cette fiche, on pourra notamment:

• imprimer un badge et l’associer au commerçant
• établir les marchés sur lesquels il peut être placé, et sa date de début s’il peut y prétendre
• renseigner les noms de ses employés
• consulter ses factures et tickets

La synthèse de cette fiche est accessible aux placiers, permettant un partage de l’information entre terrain et administratif en temps réel.

4.2.1. Recherche

Lorsque la liste s’affiche, elle contient toutes les fiches commerçant non sédentaire. Par défaut, la recherche de commerçant se fait en mode avancé et doit permettre de ne pas mélanger des éventuels homonymes. La recherche sur les champs de type statut permettent de mesure les quantités de commerçants par statut, et donc de piloter la politique du service.

Les critères de recherche sont :

• numéro de série de badge: si vous avez un lecteur de badge NFC connecté à votre poste, il vous suffit de cliquer dans ce champs et de passer le badge au dessus du lecteur
• numéro de commerçant
• raison sociale : pour les personnes physique, il s’agit du Nom suivi du Prénom
• nom
• nature de vente parmi la liste des natures de vente référencées

• activité

  • Tous: quel que soit la date du dernier ticket
  • Actif: au moins un ticket récent (par défaut, au plus 60 jours)
  • Fixe: aucun ticket récent

• placement

  • Tous: quel que soit le nombre de placements récents (par défaut 12 mois)
  • Journalier: au moins un placement récent (n’exclut pas une place fixe certains jours)
  • Fixe: aucun placement récent

• statut fiche : état d’avancement de la fiche pour l’émission du badge

• statut global: ce statut correspond au signalement qui est fait au placier pour un commerçant

  • Tous: pas de filtrage
  • correct: les 4 critères suivant sont corrects: bloqué, statut arriéré / k-bis / assurance
  • alerte: aucun des 4 critères n’est dépassé, mais au moins un est en alerte
  • dépassé: au moins un des 4 critères suivants est dépassé

• bloqué:

  • Tous: pas de filtrage
  • Oui: commerçant bloqué par un cadre, correspond à un statut dépassé
  • Non: commerçant non bloqué par un cadre, correspond à un statut correct

• statut arriérés / k-bis / assurance

  • correct: le critère n’est pas en alerte et n’a pas dépassé la limite
  • alerte: le critère approche de la limite
  • dépassé: le critère est au delà de la limite

Comme toujours avec la recherche avancée, chaque élément obtenu dans la liste correspond à tous les critères de recherche.

Une fois la recherche effectuée, on obtient la liste des commerçants correspondants. Il est alors possible de les exporter au format CSV (Comma Separated Variables) en cliquant sur l’icône sur la droite de la liste. Ceci permet d’exploiter la liste avec un tableur tel que LibreOffice Calc, en important les données avec le jeu de caractères unicode UTF8, et en considérant le « ; » comme séparateur. Un utilisateur peut ainsi dresser la liste des commerçants les plus en retard de paiement ou d’assurance, filtrer par statut k-bis, ou construire un tableau croisé du retard de paiement par nature de vente…

Si on veut faire une recherche sur d’autres champs, par exemple sur le numéro de la facture, il faut utiliser la recherche simple. Elle cherchera la valeur saisie sur tous les champs suivants:

• numéro de commerçant
• nom
• prénom
• numéro de téléphone mobile
• numéro SIRET
• raison sociale
• nature de vente
• motif de blocage
• détail du motif de blocage
• numéro de série du badge

4.2.2. Fiche commerçant - renseignement

Pour ajouter une fiche, il faut cliquer sur l’icone en haut à gauche de la liste.

Pour consulter une fiche, la modifier ou la supprimer, il suffit de cliquer sur sa ligne dans la liste.

Dans la fiche commerçant:

• De nombreux champs sont obligatoires: nom, prénom, n° SIRET,…

• Cadre Identité

  • Pour une personne morale, on attend dans les champs nom et prénom, ceux du gérant
  • Le nom de la société sera indiqué au niveau du cadre SIRENE

• Cadre Adresse

  • Une adresse est obligatoire dès la création
  • L’adresse peut etre celle indiquée au SIRENE

• Cadre SIRENE

  • SIRET:

    • le blanc n’est pas permis
    • la conformité du numéro de SIRET est vérifiée pour éviter les fautes de frappe,

  • la raison sociale devrait être exactement celle déclarée au SIRENE

• Cadre Autres références

  • Le numéro de tiers est celui sous lequel est déclaré le commerçant dans le système de gestion financière
  • La nature de vente est choisie parmi une liste paramétrable dans les menus de paramétrage

• Cadre Validité des Documents

  • Date de validité du K-bis: elle est automatiquement positionnée à partir de

    • la date de dernier contrôle
    • le délais de contrôle paramétré dans l’application

  • Assurance: il s’agit de la date de fin de validité

• Cadre Badge

  • Pour associer un badge à la fiche, il faut sélectionner l’action Associer
  • En mode consultation, le fait qu’un badge est associé est représenté par une case à cocher

  • La modification de la photo nécessite

    • de cliquer sur le bouton situé à droite de la photo: cela ouvre une seconde fenêtre au premier plan
    • si une webcam est présente sur le poste, on peut prendre la photo en cliquant sur le bouton
    • la photo apparait alors à droite, la prise de vue est renouvelable
    • une fois la photo satisfaisante, il faut cliquer sur le bouton Envoyer pour l’envoyer vers la fiche commerçant et fermer la fenêtre de premier plan
    • il faut enregistrer la fiche commerçant pour que la photo soit mise à jour dans la fiche

• Cadre Blocage demandé

  • Il s’agit de la possibilté de « bloquer le badge » faute de pouvoir le confisquer pour interdire les placements et majorer les tickets, démajorables dans ce cas par une action spécifique a priori réservée au cadre
  • C’est un cadre qui est censé gérer ces situations délicates assimilables à des radiations

• Cadre Code d’accès

  • Il s’agit du code qui permet au commerçant de consulter sa fiche depuis le QR-code figurant sur son badge
  • C’est le placier qui le re-génère

• Cadre Notes : il permet d’annoter la fiche

Depuis la consultation de la fiche du commerçant:

• Si votre système le permet, vous pouvez initialiser une fiche de création de tiers dans votre système de gestion financière

  • authentifiez vous sur votre système de gestion financière
  • cliquer sur l’action Initialiser Tiers
  • le formulaire de demande de création de tiers sera pré-rempli avec les informations de la fiche commerçant
  • à la fin de la procédure sur la gestion financière, vous pouvez noter bien le numéro de tiers qui atrribué à votre demande ou déjà existant, et l’indiquer dans le champs numéro de tiers de la fiche commerçant

• Si vous disposez d’une imprimante à badge et de badges prêts à personaliser, vous pouvez imprimer un badge

  • cliquer sur l’action Imprimer
  • un document PDF s’ouvre avec les éléments de personnalisation du badge: photo, numéro, nom, prénom et raison sociale
  • lancer l’impression de ce document sur votre imprimante à badge

• Si vous disposez d’un lecteur de badge, vous pouvez associer un badge

  • cliquer sur l’action associer
  • un formulaire s’ouvrira pour saisir le numéro de série du badge
  • passer le badge sur votre lecteur : cela saisit le numéro et valide le formulaire

4.2.3. onglet employés

Depuis cet onglet on peut lister, ajouter, modifier, supprimer des employés pour le commerçant actif. La saie d’un employé permet de mémoriser qu’une personne qui n’est pas le représentant légal peut être l’interlocuteur sur le terrain. Cette fonctionnalité n’est pas exploitée dans les écrans destinés aux téléphones mobiles.

4.2.4. onglet document

Depuis cet onglet, pour consulter un document on peut cliquer directement sur l’icone . Pour consulter sa fiche, on clique sur un des champs de la ligne concernée.

Pour ajouter un document à verser au dossier, il faut cliquer sur le en haut à gauche de la liste. Il s’agit a priori de documents définitifs scannés tels que des justificatifs. Dans le formulaire d’ajout, pour télé-verser un fichier, il faut cliquer sur , la première des 3 icones figurant à la fin de la ligne indiquant fichier. La date du document est celle qui est portée sur le document, ou de son expiration de validité. La date d’ajout est enregitrée automatiquement. La liste des types de documents est paramétrable dans le menu Paramétrage>Commerçant>Type De Document>.

4.2.5. onglet alerte SIRENE

Depuis cet onglet on peut lister et modifier les alertes, notamment pour indiquer leur traitement.

4.2.6. onglet assiduité

Depuis cet onglet on peut lister les assiduités du commerçant, qu’il soit journalier ou fixe, pour les jours de la semaines, sur les différents marchés où il a été présent les N derniers mois révolus (par défaut 12).

4.2.7. onglet journalier

Depuis cet onglet, on peut ajouter une ligne par marché, en cliquant sur le en haut à gauche de la liste.

Ajouter un marché à un commerçant :

• permet d’autoriser le commerçant à être placé sur ce marché n’importe quel jour de la semaine
• permet de préciser sa date de début sur ce marché pour un jour de la semaine, ce qui le priorise pour le placement notamment au dessus du seuil d’assiduité (par défaut 37).

La date de début est automatiquement attribuée lorsque le logiciel détecte à l’enrôlement au placement que cette date n’est pas définie et que le commerçant a au moins 37 tickets sur les 12 derniers mois (valeurs paramétrables) sur ce marché pour ce jour hebdomadaire. La date de début retenue est alors celle du premier des tickets pour ces 12 mois.

4.2.8. onglet placement

Il permet de consulter les placements du commerçants, donc dans quelle mesure il est journalier. Le filtrage rapide permet de filtrer sur le jour hebdomadaire, le marché, …

4.2.9. onglet facture

La tête de l’onglet est colorée en cas de statut financier anormal: en jaune pour une alerte, en rouge pour un dépassement des lmites. L’onglet permet de consulter toutes les factures du commerçant, avec leur statut mis en évidence. La liste est triable et filtrable.

4.2.10. onglet ticket

Il permet de consulter tous les tickets du commerçant. La liste est triable et filtrable.

4.3. Employé

openMarchéForain ne prévoit qu’un badge par commerçant, avec la photo de celui-ci. Cependant la personne présente peut-être un collaborateur: conjoint, associé, salarié. Sur la fiche du commerçant, on peut donc renseigner les nom et prénoms de ces personnes. La liste de tous les employés, permet de rechercher facilement par le nom de l’employé, le commerçant qu’il représente.

4.4. Placement

La liste des placements permet de vérifier hors du jour actuel, les critères pris en compte pour un placement: assiduité, ancienneté. Ceci peut aider à traiter une réclamation sur la priorité de placement. En filtrant sur un jour et en triant par marché, on peut obtenir la liste de placement d’un marché.

4.5. Ticket

La liste des tickets permet principalement d’exporter une liste de tickets au format CSV (separé par des point-virgule) , et en les retravaillant avec un tableur (Calc, Excel, …) d’en tirer des statistiques en aggrégeant: par marché, commerçant, jour de la semaine, année, mois, …

Les filtres proposés sont:

• n° badge
• numéro
• raison sociale
• nom du commerçant
• jour hebdomadaire
• marché
• plage de dates d’émission

Accessoirement, on peut aussi l’utiliser pour :

• retrouver un ticket, sans passer par la fiche commerçant
• vérifier l’assiduité d’un commerçant

4.6. Ticket - historique

L’historique des tickets, permet de retrouver toutes les modifications qu’a subies un ticket: création, modification et même suppression. Cela peut permettre d’étayer une réclamation sur un ticket.

5. Traitement

Il s’agit de taches qui modifient beaucoup de données en une seule fois:

• Facturation mensuelle pour le mois précédent: calcul des factures et édition d’un PDF les rassemblant toutes
• Reprise de tickets importés depuis un fichier texte car n’ayant pu être saisis sur place

5.1. Facturation

Le menu Traitement > Facturation permet d’accéder à la liste des facturations.

5.1.1. Facturation du mois passé

Depuis la liste des derniers traitements effectués, ajouter un nouveau traitement en cliquant sur :

Dans la fiche du traitement:

• On sélectionne a priori le mois qui vient de s’achever, pour être sûr de facturer tous les tickets du mois.
• On clique sur le bouton Enregistrer l'ajout

Quand le traitement a bien été exécuté, parfois plusieurs minutes plus tard, l’écran se ré-affiche avec la confirmation :

Pour avoir accès aux documents .pdf générés par le traitement, notamment les factures, il faut cliquer sur Retour pour revenir sur la liste puis sélectionner le traitement qui vient d’être effectué pour ouvrir le formulaire en consultation, qui se trouve normalement en tête de liste :

Il suffit de cliquer sur la ligne pour ouvrir le formulaire, sur lequel :

• le détail du traitement peut être consulté: montant total, nombre de tickets, …
• on peut ouvrir les fichiers PDF générés

Exemple après avoir déplié les zones « Exécution du traitement » et « Dernier accès » :

Pour la facturation, on a deux documents PDF (voir § Annexe ) :

• Un document qui contient toutes les factures sur deux pages chacune, triées par marché de distribution
• La liste des numéros de dernière page pour chaque marché, permettant de séparer par marché le document ci-avant

Lorsqu’on clique sur un des boutons d’impression, une nouvelle fenêtre s’ouvre automatiquement sur le document PDF. On peut ainsi le consulter, l’imprimer ou faire des recherches dans les factures.

5.1.2. Duplicata d’une facture

Pour consulter ou imprimer le duplicata d’une facture:

• A l’aide des filtres et tris, retrouver le traitement de facturation concerné, en fonction du mois de la facture
• Cliquer sur la ligne pour ouvrir la fiche
• Cliquer sur l’action Factures

• Depuis le document PDF ouvert:

  • appuyer sur les touches CTRL et F pour ouvrir le menu de recherche PDF
  • chercher le numéro de facture ou le nom du commerçant
  • une fois la facture trouvée, noter les numéros des 2 pages à imprimer
  • les imprimer depuis la fonction d’impression du lecteur PDF: Adobe reader, Firefox, …

Quand on ouvre un document PDF avec le plug-in Adobe Reader pour Firefox: * Pour rechercher on peut ouvrir un menu constextuel par click droit

• Pour imprimer, on peut utiliser la barre de boutons suivante qui s’affiche automatiquement

5.2. Reprise de tickets

En cas de panne du système lors de l’émission des tickets, le mode dégradé consiste à saisir les informations nécessaires sur papier, puis quand le système est rétabli, à les saisir sur fichier tableur (Calc, excel) pour les importer en trois temps:

• Relevé papier: le placier note les métrage sur une feuille prévue à cet effet
• Initialisation: création d’un lot d’import
• Import: import des relevés de métrage pour ce lot dans openMarchéForain
• Finalisation: transformation des relevés du lot en tickets

5.2.1. Feuille pour tickets

Pour aider le placier à relever les métrages en cas de panne du système, on peut lui imprimer le document PDF généré par le menu Feuile pour tickets. Ce document propose une grille pour noter jusqu’à 193 tickets sur 6 pages, soit 3 feuille A4 recto-verso. Si les besoins sont moindres, il suffit d’imprimer moins de pages.

5.2.2. Initialisation

Le menu Traitement > Reprise des Tickets > Import de tickets permet de créer un lot d’import:

• cliquer sur pour ajouter un import

• saisir les informations du lot de ticket

  • date d’émission
  • marché
  • placier

• valider en cliquant sur enregistrer l'ajout
• cliquer sur Retour
• noter le n° du lot

5.2.3. Import

Le menu Traitement > Reprise des Tickets > relevés à importer permet d’importer les relevés depuis un fichier texte au format CSV: séparé par des ; ou des ,.

Pour constituer ce fichier depuis le relevé sur paiper, il faut fabriquer le fichier CSV:

• Pour ouvrir un modèle de fichier cliquer dans le cadre Structure du fichier CSV sur le lien => Télécharger le fichier CSV modèle

• Pour chaque relevé de métrage, if faut ajouter une ligne et remplir les colonnes comme suit:

  • 1: numéro de ligne importée ou 0
  • 2: numéro du lot d’import noté lors de l’initialisation
  • 3: numéro du commerçant ou pour diminuer le risque d’erreur, ce numéro & un tiret & les 3 premières lettres du nom en majuscules
  • 4: le nombre de mètres
  • 5: vide s’il n’y avait pas motif à majoration pour absence de badge, 1 sinon
  • 6: vide s’il n’y avait pas motif à majoration pour blocage cadre, 1 sinon
  • 7: vide s’il n’y avait pas de tarif démonstrateur à appliquer, 1 sinon
  • 8: login de l’utilisateur qui importe les tickets ou vide

Pour importer le fichier:

• l’enregistrer sur votre poste au format CSV avec encodage UTF8 et séparateur « ; », pour ce faire sous Calc, au moment de « l’enregistrement sous », cocher la case « éditer les filtres »
• l’envoyer sur le serveur en cliquant sur l’icone à la fin de la ligne Fichier CSV
• cliquer sur Import

• si des lignes ne sont pas importées, un fichier de rejet permet de les identifier

  • il est possible de les corriger et d’en faire un nouveau fichier
  • ce nouveau fichier peut être importé suivant le même processus

5.2.4. Finalisation

Le menu Traitement > Reprise des Tickets > Import de tickets permet de retrouver le lot d’import:

• s’aider des filtres et des tris pour le retrouver dans la liste
• ouvrir sa fiche en cliquant sur la ligne
• vous pouvez vérifier les relevés dans l’onglet relevé à importer

• pour finaliser: dans la fiche du lot, cliquer sur l’action Finaliser l’import

  • un avertissement vous indique le nombre de tickets qui seront créés
  • cliquer sur Valider

6. Export

6.1. Requêtes mémorisées

Ce menu permet de produire des rapports au format CSV que les utilisateurs ne pourraient pas produire depuis les listes que propose le logiciel, ou qu’ils utilisent très régulièrement.

Actuellement, il propose:

• La liste des commerçants par montant d’arriéré, avec la liste de leur factures impayées agrégées dans un bloc de texte

6.2. Statistiques Tickets

Ce menu propose d’exporter des valeurs agrégées au format CSV pour en tirer les statistiques voulues, par exemple en utilisant les fonctionnalités d’un tableur:

• Calc: Pilote de données
• Excel: Tableau croisé dynamique

Ce menu propose d’exporter des valeurs agrégées (somme, nombre total, …) sur les tickets:

• nombre total de tickets
• montant émis
• montant perçu (facturé et acquitté)

Ces éléments sont filtrables suivant :

• la période
• le jour hebdomadaire
• le marché, via la liste ou une saisie libre
• le placier, via la liste ou une saisie libre

L’export CSV se fait ensuite au moyen de l’icone , au format UTF-8 séparé par des ;

6.3. Priorité Placement

Le menu export > Priorité de placement permet d’éditer un document PDF qui rassemeble les listes de priorité de placement de tous les marchés pour tous leurs jour d’ouverture. Pour chaque marché et jour hebdomadaire, on classe les commerçants qui ont été placés au moins une fois sur la période d’évaluation de l’assiduité (12 mois par défaut), comme le ferait le logiciel. Le classement prend donc les plus assidus (plus de 37 tickets par défaut), les trient par date de début, puis trie les autres par assiduité.

L’impression sur papier de ces listes permet la continuité de service quand le système est indisponible.