Ce chapitre vous propose d’utiliser la gestion de courrier.

Les éléments permettant la gestion du courrier sont disponibles dans la rubrique (Courrier) du menu.

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2. Saisir un courrier

Les courriers sont saisis soit en « courrier arrivée » soit en « courrier départ ».

2.1. Courrier arrivée

Ce sont les courriers entrants dans l’organisation.

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Dans ce listing les actions possibles depuis le tableau sont :

  • Accéder au tableau de bord du courrier
  • rechercher les courriers avec le moteur de recherche et transferer le résultat de la recherche sur tableur (csv)

Il est possible de créer ou modifier un courrier arrivée dans le formulaire ci dessous.

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Il est possible de faire les actions suivantes :

  • valider la diffusion d’un courrier
  • modifier un courrier
  • supprimer un courrier
  • aller au courrier suivant ou précédent

Cette dernière option est utile lorsque l on valide la diffusion de courrier.

Il est noté dans le premier tableau la liste des diffusions en traitement et en copie avec leur état

Il est possible de modifier un courrier arrivée dans le formulaire ci dessous.

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Le tableau du haut reprend la liste des courriers en copie.

A gauche, le courrier arrivée est affiché.

A droite sont affichés les propriétés du courrier :

  • type de courrier (lettre, mail …), numero de registre
  • date arrivée et date du courrier
  • emmetteur
  • catégorie du courrier
  • service de traitement
  • objet du courrier

En bas, il est possible de visualiser à quelles affaires appartient le courrier.

Il est possible de saisir un courrier arrivée dans le formulaire ci dessous.

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Il est saisi dans courrier arrivée :

  • le premier courrier scanné du répertoire utilisateur (si un SCAN existe) à associer s’affiche
  • la nature : lettre mail …
  • la date arrivée (date du jour par défaut) et date du courrier [obligatoire] (Vous pouver utilisez le calendrier)
  • l’émetteur : nom, prénom, adresse, CP, Ville, type de correspondant. Il est possible de chercher un émetteur actif dans la table émetteur en appuyant sur la flèche et de sauvegarder un émetteur en cochant la case (en ajout seulement). Si un emetteur est choisi, l ensemble des données de l’emetteur est rapatrié dans la table courrier
  • l’objet : les textes peuvent être paramétrés en catégorie (il n y a plus de bible version 4.x)
  • la catégorie de courrier : la catégorie du courrier permet de paramétrer le workflow : service en traitement, en copie et taches et objet et permet d’accélérer la saisie du courrier
  • le service : service chargé du traitement, obligatoire

Note

Il est à noter que si un courrier scanné est associé lors de l’ajout du d’un courrier, il est rajouté un enregistrement dans la table dossier avec sur le scan en rouge, le numéro de registre et sa date d’arrivée. Il est conseiller de rajouter un utilisateur spécifique pour le scan.

Note

Lors du traitement de diffusion (l’envoi de la diffusion est effectué), le service du champs « traitement_diffusion » devient le service de traitement.

Après la validation de la saisie, le message suivant s’affiche

Creation du dossier depuis le pdf scanne.
pas de classement en affaire opencourrier
diffusion traitement au service : cabinet maire adjoint
Vos modifications ont bien été enregistrées.

Les diffusions en copie peuvent être faités par le formulaire ci dessous en cliquant sur l’image plus:

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2.2. Courrier départ

Ce sont les courriers sortants de l’organisation.

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Il est possible de créer ou modifier un courrier départ dans le formulaire ci dessous.

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Il est saisi dans courrier départ :

  • le document dématérialisé en téléchargement
  • la nature : lettre mail
  • la date signature (date du jour par défaut) et la date de départ
  • le destinataire : nom, prénom, adresse, CP, Ville, type de correspondant. Il est possible de chercher un destinataire actif dans la table émetteur en appuyant sur la flèche et de sauvegarder un émetteur en cochant la case (en ajout seulement). Si un emetteur est choisi, l ensemble des données de l’emetteur est rapatrié dans la table courrier
  • l’Objet
  • le service : service chargé du traitement

3. Diffusion d’un courrier

on accéde à la diffusion par le sous formulaire diffusion

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Il est possible de créer ou modifier une diffusion dans le sous formulaire ci dessous.

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  • dossier ou document diffusé
  • état de la diffusion : proposée, validée …
  • service concerné
  • type de traitement : traitement, copie, transfert (voir chapître dématérialisation)

Il est à noter qu en modification, le dossier ou document apparaît sur la moitié gauche de l’écran.

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4. Saisir une tâche

Cet onglet permet de saisir les tâches associées aux courriers.

Il est proposé de décrire dans ce paragraphe la saisie d’une tache associé à un courrier arrivée.

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Il est possible de creer ou modifier une tâche dans le formulaire ci dessous

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Il est saisi :

  • l’état de la tâche
  • la catégorie de la tâche
  • la date butoir
  • la date exécution
  • le Solde : Oui si soldée, Non sinon.
  • le Service de traitement de la tache (les services du périmètre hierarchique)
  • observations : Texte libre
  • l’adresse suivant la base nationale d’adresse (BAN)

Si l’adresse est renseignée, il est récupéré la géolocalisation dans la BAN et en cliquant sur position présente dans l’affichage de la tâche, on arrive à l’écran suivant :

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Note

Cette option est utilisée dans le cadre de la gestion d’intervention des sevices téchniques dans les quartiers. Par exemple lister les tâches non effectuées dans un quartier en rapport avec une réunion du comité de quartier

5. Télécharger un fichier / dossier

Avertissement

Il est impératif de sauvegarder le répertoire où sont stockés les documents. Il faut donc conserver ce répertoire en cas de changement de version. Il faut donner à apache les droits d’écriture sur ce répertoire. par défaut /var

Le dossier sert à conserver l’ensemble des documents relatifs au courrier :

  • le courrier arrivé scanné (voir paragraphe saisir le courrier)
  • les courriers départs (au format PDF)
  • les divers rapports d’intervention
  • les pièces jointes …

Il est proposé de décrire dans ce paragraphe l’upload de document dans les dossiers dans l’onglet « dossier » d’un courrier départ ou arrivée.

Les documents du dossier sont listés dans l’onglet « dossier »

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Il est possible de creer ou modifier un dossier dans le formulaire ci dessous

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Les zones à saisir sont les suivantes :

  • le fichier à associer depuis son poste de travail
  • la date
  • l’observation : champ texte
  • le type : départ ou arrivée ou pièces jointes

Avertissement

Il n’est possible d’avoir pour un même courrier qu un seul courrier arrivé et un seul courrier départ Pour les liens plus complexes, il faut utiliser la notion d’affaire.

Il est ajouté dans la version 5.0.0 la visualisation du document en consultation.

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Lors de la création du dossier, une clé automatique est créée pour permettre la consultation du document hors du paramétrage des accès d’openCourrier (envoi des mails avec lien sur le dossier en diffusiondans le cadre de l’option dématérialisation).

6. Saisir une affaire

Cet onglet permet de saisir les affaires associées aux courriers.

Il est proposé de décrire dans ce paragraphe la saisie d’une affaire associé à un courrier.

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Il est possible de creer ou modifier une affaire dans le formulaire ci dessous

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7. Saisir une note

Cet onglet permet de saisir les tâches associées aux courriers.

Il est proposé de décrire dans ce paragraphe la saisie d’une note associé à un courrier.

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Il est possible de creer ou modifier une note dans le formulaire ci dessous

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8. Faire une réponse

Lorsqu’un courrier est en traitement, il est possible de faire une réponse.

Choisir l’option rédiger pour avoir accès au module d’édition d’openCourrier.

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Le module d’édition permet de préparer le courrier.

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Il est possible d’insérer des morceaux de textes pré paramétrés de la bible (menu - insertion - bible)

Il est possible d’insérer des champs du courrier arrivée

  • numéro registre
  • nom
  • prenom
  • adresse
  • objet

Il faut saisir un état.

Dans le formulaire de traitement de courrier, il est possible :

  • d’éditer le courrier
  • de le finaliser comme courrier départ
  • de le finaliser comme autre courrier

9. La recherche de courriers

La recherche des courriers est accessible pour chaque profil d’utilisateur et permet de visualiser tous les courriers entrants et sortants du périmètre de l’utilisateur.

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Un transfert de la recherche sur tableur est possible (bouton csv)

10. La recherche de affaires

La recherche des affaires est accessible pour chaque profil d’utilisateur et permet de visualiser les affaires gérées par le service.

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Un transfert de la recherche sur tableur est possible (bouton csv)

11. Les tâches non soldées

Les tâches non soldées sont un widget ajoutable dans le tableau de bord.

12. Les archives

Les archives de diffusion ne sont pas traitées en version 5.0.0.