3. Gestion des courriers¶
Ce chapitre vous propose d’utiliser la gestion de courrier.
Sommaire
Les éléments permettant la gestion du courrier sont disponibles dans la rubrique () du menu.
3.1. Saisir un courrier¶
Les courriers sont saisis soit en « courrier arrivée » soit en « courrier départ ».
3.1.1. Courrier arrivée¶
()
Ce sont les courriers entrants dans l’organisation.
Dans ce listing les actions possibles depuis le tableau sont :
- Accéder au tableau de bord du courrier
- Télécharger l’édition PDF « Récapitulatif du courrier »
- Télécharger l’édition PDF « Accusé de réception » (ce courrier est paramétrable via le menu ()
Il est possible de créer ou modifier un courrier arrivée dans le formulaire ci dessous.
Il est saisi dans courrier arrivée :
- le premier courrier scanné du répertoire utilisateur (si un SCAN existe) à associer s’affiche
- Si une réponse est souhaitée à ce courrier : permet de créer automatiquement une tâche associée. Ce champ est visible seulement si l’option autocreation_tache est activé paramétrable par l’administrateur technique.
- la nature : lettre mail … (paramétrable par l’administrateur technique)
- la date arrivée (date du jour par défaut) et date du courrier [obligatoire] (Vous pouver utilisez le calendrier)
- l’émetteur : nom, prénom, adresse, CP, Ville, type de correspondant. Il est possible de chercher un émetteur actif dans la table émetteur en appuyant sur la flèche et de sauvegarder un émetteur en cochant la case (en ajout seulement). Si un emetteur est choisi, l ensemble des données de l’emetteur est rapatrié dans la table courrier
- l’Objet : possibilité d’utiliser des textes paramétrés en appuyant sur le lien « bible »
- la catégorie de courrier
- le service : service chargé du traitement, obligatoire et eventuellement le référent
- la diffusion : service(s) ou élu(s) ayant une copie (facultatif)
Tableau de bord d’un courrier arrivée
3.1.2. Courrier départ¶
Cette fonctionnalité est optionnelle dans l’application, il est possible d’activer ou de désactiver la fonctionnalité dans le paramétrage (paramétrage de l’option courrier départ).
()
Ce sont les courriers sortants de l’organisation.
Il est possible de créer ou modifier un courrier départ dans le formulaire ci dessous.
Il est saisi dans courrier départ :
- la nature : lettre mail … (paramétrable par l’administrateur technique)
- la date signature (date du jour par défaut) et la date de départ
- le destinataire : nom, prénom, adresse, CP, Ville, type de correspondant. Il est possible de chercher un destinataire actif dans la table émetteur en appuyant sur la flèche et de sauvegarder un émetteur en cochant la case (en ajout seulement). Si un emetteur est choisi, l ensemble des données de l’emetteur est rapatrié dans la table courrier
- l’Objet : possibilité d’utiliser des textes paramétrés en appuyant sur le lien « bible »
- le service : service chargé du traitement : obligatoire et eventuellement le référent
- la diffusion : service(s) ou élu(s) ayant une copie (facultatif)
Tableau de bord d’un courrier sortant
Règles :
Il est à noter que si un courrier scanné est associé lors de l’ajout du d’un courrier, il est rajouté un enregistrement dans la table dossier avec sur le scan en rouge, le numéro de registre et sa date d’arrivée.
Il est conseiller de rajouter un utilisateur spécifique pour le scan.
3.2. Lier un courrier¶
Il est proposé de décrire dans ce paragraphe la liaison de courrier.
La liaison des courriers se fait en 3 étapes :
- dans le formulaire courrier_depart ou courrier_arrivee, appuyer sur le plus (ajout de courrier lié)
- le moteur de recherche de courrier apparait, saisir votre recherche et valider
- une liste de courrier correspondant à la recherche apparait, valider le courrier
le courrier correspondant est lié
La liaison s’établit par un numéro commun aux courriers liés qui font chacun référence aux autres…
3.3. Saisir une tâche¶
Cet onglet permet de saisir les tâches associées aux courriers.
Il est proposé de décrire dans ce paragraphe la saisie d’une tache associé à un courrier arrivée.
Il est possible de creer ou modifier une tâche dans le formulaire ci dessous
Il est saisi :
- l’état de la tâche
- la catégorie de la tâche
- la date butoir
- la date exécution
- le Solde : Oui si soldée, Non sinon. (Voir traitement : courrier -> taches non soldées)
- le Service de traitement de la tache (les services « fils » ou sous service)
- observations : Texte libre
- Chronoréponse Éventuellement Texte libre ou courrier lié
3.4. Télécharger un fichier / dossier¶
Avertissement
Il est impératif de sauvegarder le répertoire trs/ où sont stockés les documents. Il faut donc conserver ce répertoire en cas de changement de version. Il faut donner à apache les droits d’écriture sur ce répertoire.
Le dossier sert à conserver l’ensemble des documents relatifs au courrier :
- le courrier arrivé scanné (voir paragraphe saisir le courrier)
- les courriers départs (au format PDF)
- les divers rapports d’intervention
- les pièces jointes …
Il est proposé de décrire dans ce paragraphe l’upload de document dans les dossiers dans l’onglet « dossier » d’un courrier départ ou arrivée.
Les documents du dossier sont listés dans l’onglet « dossier »
Il est possible de creer ou modifier un dossier dans le formulaire ci dessous
Les zones à saisir sont les suivantes :
le fichier à associer depuis son poste de travail
Le fichier est stocké dans le répertoire trs par centaine
exemple : pour le courrier 1051; le fichier est stocké sous le nom 10/a_1051.pdf si courrier arrive et d_1051.pdf si courrier départ et éventuellement d_1051_2.pdf si un deuxième courrier départ est implémenté…
la date
l’observation : champ texte
le type : départ ou arrivé
3.5. La recherche de courriers¶
()
La recherche des courriers est accessible pour chaque profil d’utilisateur et permet de visualiser tous les courriers entrants et sortants de l’application.
Les critères de recherches sont sauvegardés au changement de page.
3.6. La recherche de tâches¶
()
La recherche des courriers est accessible pour chaque profil d’utilisateur et permet de visualiser toutes les tâches de l’application.
Les critères de recherches sont sauvegardés au changement de page.
3.7. Les tâches non soldées¶
()
la liste des taches non soldées est accessible en : courrier -> tâche non soldée
Il est possible de modifier une tâche non soldée dans le formulaire ci dessous
3.8. Les archives¶
()
Avertissement
L’archivage des courriers à une date précise se fait sur la date du courrier sans vérification des dates ou de l’exécution des taches associées
la liste des courrier archivés est accessible en : courrier -> Archive
Les archives ne sont pas modifiables et ne sont pas accessibles par le moteur de recherche.
