4. Rubrique « Suivi »¶

La rubrique « Suivi » est divisée en catégories :

Documents entrants
Documents générés
Programmations
Réunions
Pilotage

Sommaire

Rubrique « Suivi »

4.1. Documents entrants ¶

(Suivi ‣ documents entrants)

4.1.1. Les listings des documents entrants ¶

Il existe plusieurs listings des documents entrants.

4.1.1.1. Depuis le menu « Bannette »¶

La bannette affiche tous les documents entrants qui ne sont pas encore liés à un établissement et/ou dossier de coordination et/ou dossier d’instruction. Les informations présentées sont :

le nom du document,
le type du document (acte, courrier de l’explotant, …),
la date de création du document,
la date de réception du document,
la date d’émission du document,
la date butoir du document,
le statut du document (en cours, qualifié, …).

../../_images/piece_bannette-listing.png

4.1.2. Ajouter un document entrant ¶

Un document entrant peut être ajouté depuis plusieurs endroits de l’application, depuis la bannette, depuis un établissement, depuis un dossier de coordination ou depuis un dossier d’instruction.

Si la liaison est faite depuis un dossier d’instruction alors le document sera lié automatiquement au dossier de coordination et à l’établissement. Même traitement depuis le dossier de coordination, le document sera lié automatiquement à l’établissement.

4.1.2.1. Depuis la banette ¶

Ajouter un document entrant depuis la bannette permet de ne pas le lier à un établissement, un dossier de coordination ou un dossier d’instruction, dans ce cas il sera « En cours ».

Si dans le cas inverse, un établissement, un dossier de coordination ou un dossier d’instruction est renseigné alors celui-ci est « Qualifié ». Une permission speciale permet de qualifier et valider directement le document entrant.

4.1.2.2. Depuis un établissement/dossier de coordination/dossier d’instruction ¶

Ajouter un document entrant depuis un établissement, un dossier de coordination ou un dossier d’instruction est identique à l’ajout depuis la bannette mais le lien sera automatiquement fait avec l’enregistrement en question.

4.1.3. La fiche d’un document entrant ¶

Les documents présents au format PDF, PNG et JPG peuvent être visualisés directement dans le navigateur à condition qu’il dispose des composants nécessaires (lecteur PDF Acrobat avec plugin navigateur par exemple). Les autres types de document devront être téléchargés pour être visualisés au moyen du logiciel adapté.

4.1.4. Marquer comme lu un document entrant ¶

Lorsqu’un document entrant est lié à un dossier d’instruction, le technicien responsable est notifié de son existence depuis le widget « Mes documents entrants non lus » sur son tableau de bord.

Une fois qu’il a pris connaissance des consignes du document, il peut le marquer comme lu.

../../_images/piece-action-non_lu-link.png

Un document entrant lu peut être marqué comme non lu.

4.1.5. Suivre un document entrant ¶

../../_images/piece-action-suivi-link.png

Un document entrant peut être suivi et apparaitre dans le widget « Documents entrants suivis » du tableau de bord.

../../_images/piece-action-non_suivi-link.png

Le suivi peut être désactiv& et ainsi le document n’apparaitra plus dans la liste.

4.1.6. Valider un document entrant ¶

../../_images/piece-action-valide-link.png

Les documents entrants liés à un établissement/dossier de coordination/dossier d’instruction sans permission speciale doivent être validés.

4.1.7. La dématérialisation ¶

Les documents numérisés et placés dans un dossier spécifique seront récupérés toutes les 15 minutes par openARIA. Tous ces documents seront disponibles depuis la bannette et pourront être traités depuis le menu du même nom.

4.2. Documents générés ¶

(Suivi ‣ documents générés)

4.2.1. Les listings des documents générés ¶

Il existe plusieurs listings des documents générés.

4.2.1.5. Depuis l’onglet « Documents Générés » d’un dossier d’instruction ¶

L’onglet « Document Générés » sur la fiche d’un établissement affiche tous ses documents générés liés, les documents générés liés à ses dossiers de coordinations ainsi que les documents générés liés à ses dossiers d’instruction.

../../_images/courrier_etablissement-listing.png

4.2.1.6. Depuis l’onglet « Documents Générés » d’un dossier de coordination ¶

L’onglet « Document Générés » sur la fiche d’un établissement affiche tous ses documents générés liés ainsi que les documents générés liés à ses dossiers d’instructions.

../../_images/courrier_dossier_coordination-listing.png

4.2.1.7. Depuis l’onglet « Documents Générés » d’un établissement ¶

L’onglet « Document Générés » sur la fiche d’un établissement affiche tous ses documents générés liés.

../../_images/courrier_dossier_instruction-listing.png

4.2.2. Ajouter un document généré ¶

Les documents générés s’ajoutent manuellement depuis les onglets d’un établissement/dossier de coordination/dossier d’instruction, ou automatiquement lors d’actions spécifiques dans l’application comme par exemple la génération d’un PV.

Le choix du ou des destinataires se fait grâce au champ de sélection multiple « Contact liés », la liste est composée des contacts de l’établissement, des pétitionnaires du dossier de coordination et des contacts institutionnels.

Il est possible d’insérer des textes types dans les champs de complément. Ces textes types sont filtrés par le type du courrier.

../../_images/piece_texte_type-listing.png

4.2.3. Les fiches d’un document généré ¶

La fiche d’un document généré « mailing » ou s’il y a un destinataire.

La fiche d’un document généré « enfant », c’est-à-dire créé automatiquement en cas de « mailing » lorsqu’il y a plusieurs destinataires.

Les actions n’apparaissent pas sur cette fiche.

4.2.4. Modifier un document généré ¶

Le formulaire de modification d’un document généré qui n’est pas encore validé.

../../_images/courrier_devalide-form-modifier.png

Le formulaire de modification d’un document généré validé, seules les dates de suivi et le fichier signé sont modifiables.

../../_images/courrier_valide-form-modifier.png

Dans le cas d’un document généré « mailing » parent, ses données ne peuvent pas être modifiés tant que celui-ci est validé.

4.2.5. Prévisualiser le document PDF ¶

../../_images/courrier-action-previsualiser-link.png

Le rédacteur du document généré peut, tant que le document n’est pas finalisé, contrôler le rendu final du PDF.

4.2.6. Finaliser un document généré ¶

Une fois la rédaction du document généré, il peut être finalisé.

../../_images/courrier-action-finalise-link.png

Lors de la finalisation du document généré, si celui-ci à plusieurs destinataires alors un document unique est créé pour chacun d’eux et reste lié au document « mailing ». Dans l’autre situation, si le document généré à un destinataire alors aucun autre enregistrement n’est ajouté. Sur chaque courrier il est possible de sélectionner un autre courrier du même dossier pour l’envoyer en pièce jointe.

../../_images/courrier-action-definalise-link.png

Un document généré peut être rouvert en cas de modification. Si c’est un courrier « mailing », alors tous ses « enfants » seront supprimés.

4.2.7. Le formulaire de suivi d’un document généré ¶

(Suivi ‣ documents générés ‣ suivi par code barres)

Lorsque le document généré est finalisé, il fait l’objet d’un circuit de signature avant son envoi. Il est donc nécessaire d’avoir la possibilité de mettre à jour les dates de suivi.

Depuis ce formulaire, il suffit de scanner le code imprimé sur le document généré pour accéder au contexte du document généré et de cliquer sur l’action « Modifier » pour renseigner les dates de suivi.

4.2.8. Le formulaire d’impression des étiquettes RAR ¶

(Suivi ‣ documents générés ‣ édition rar)

Les prés-imprimés de la Poste des lettres recommandées avec accusé de réception (lettres RAR) sont fournis vierges. Le code-barres du document généré doit être imprimé sur le troisième feuillet qui lui revient pour pouvoir saisir dans l’application les dates de suivi.

Le formulaire permet de renseigner une date d’envoi, par défaut la date du jour, et de scanner à la douchette les documents générés concernés. Le bouton de validation génère un fichier PDF contenant l’édition de tous les bordereaux RAR dans l’ordre de scanne. Lors de la génération du fichier des RAR, la date d’envoi RAR est mise à jour sur le suivi des documents générés.

4.2.9. Les contacts institutionnels ¶

(Suivi ‣ documents générés ‣ contact institutionnel)

4.2.9.1. Le listing des contacts institutionnels ¶

Le menu « Contact Institutionnel » permet d’afficher tous les contacts institutionnels.

../../_images/contact_institutionnel-listing.png

4.2.9.2. Ajouter un contact institutionnel ¶

../../_images/contact_institutionnel-form-ajouter.png

Les cases à cocher « Réception de la programmation » et « Réception des éditions liées aux commissions » permettent de recevoir, respectivement, les convocations de membres des programmations de visite et les convocations et comptes rendus de réunion du service du contact. Si le contact institutionnel n’a pas de service alors il reçoit les documents de tous les services.

La sélection de la qualité du contact permet de saisir des informations différentes sur le contact.

4.2.9.2.1. Qualité “particulier”¶

../../_images/contact_institutionnel-form-bloc-informations-particulier.png

Le nom est obligatoire.

Le contact est présenté de la manière suivante dans l’application si toutes les informations sont remplies : « <civilité> <nom> <prénom> » (Par exemple : M. DUPONT Jacques).

4.2.9.2.2. Qualité “personne morale”¶

../../_images/contact_institutionnel-form-bloc-informations-personne_morale.png

La dénomination OU la raison sociale est obligatoire (il faut saisir au moins une des deux informations, l’une ou l’autre ou les deux).

La civilité, le nom, le prénom et le titre sont utilisés pour qualifier le représentant de la personne morale.

Le contact est présenté de la manière suivante dans l’application si toutes les informations sont remplies : « <raison sociale> <dénomination> représenté(e) par <civilité> <nom> <prénom> » (Par exemple : RAISON SOCIALE représenté(e) par M. DUPONT Jacques).

4.2.9.3. La fiche d’un contact institutionnel ¶

../../_images/contact_institutionnel-fiche.png

4.3. Programmations ¶

(Suivi ‣ Programmations ‣ Gestion)

La programmation des visites est gérée par semaine, elle est identifiée par l’année et le numéro de semaine (Ex : 2015/39). Les numéros de semaines sont calculées selon la norme ISO (chaque semaine fait 7 jours et peut être à cheval sur deux années selon l’année il peut y en avoir 52 ou 53).

4.3.1. Le listing des programmations ¶

Ce listing présente les programmations spécifiques au service de l’utilisateur connecté.

../../_images/programmations-listing.png

4.3.2. Ajouter une programmation ¶

Le listing des programmations présente un bouton « Ajouter » qui permet d’accéder au formulaire d’ajout d’une nouvelle semaine de programmation.

../../_images/programmations-form-ajouter.png

Par défaut, le formulaire d’ajout d’une semaine de programmation est pré-rempli avec le numéro de semaine supérieur à celui de la dernière semaine de programmation existante. Par exemple si la dernière semaine créée est 2015/23 alors la prochaine sera 2015/24.

4.3.3. La fiche de la programmation ¶

4.3.3.1. Onglet « Visites »¶

Cet onglet présente la liste de toutes les visites liées à la programmation en cours. Les informations présentées sont :

la date et l’heure de la visite,
l’état de la visite,
le technicien,
l’état d’envoi des convocations aux exploitants,
la date d’annulation s’il y en a une,
les versions de programmation pendant la vie de la visite.

En cliquant sur la ligne on accédera à la visite avec son détail et tous les envois liés. On aura aussi accès aux fonctions d’envoi de convocation ou courrier d’annulation.

4.3.4. La vie de la programmation ¶

Le numéro de version à la création de la programmation est 1. Il est incrémenté chaque fois qu’une nouvelle version de la programmation est créée.

L’état de la programmation est « En préparation » par défaut. Les états sont successivement :

« En préparation » : c’est uniquement quand la programmation est dans cet état que l’on peut ajouter, modifier et annuler les visites. Depuis cet état l’action finaliser la programmation est disponible et permet de passer dans l’état « Finalisée ».
« Finalisée » : il est possible de la réouvrir, ce qui la repasse à l’état « En préparation » ou de la valider ce qui la passe à l’état « Validée ».
« Validée » : il est possible de générer les convocations et/ou de créer une nouvelle version de la programmation, ce qui la répasse à l’état « En préparation » en incrémentant le numéro de version.

4.3.4.1. Les convocations ¶

Liste des statuts des convocations :

Vide : la programmation est « En préparation » ou « Finalisée » sur une version 1 ou sur une version > 1 dont le statut de la convocation était vide ou « À envoyer ».
« À envoyer » : la programmation est « Validée » sur une version 1.
« À compléter » ou « À renvoyer » : si sur une version > à 1 et le statut de la convocation était « Envoyée ».
« Envoyée » : si les convocations sont envoyées.

4.3.4.1.1. La convocation des exploitants ¶

Les convocatiosn sont des documents générés et apparaissent dans l’onglet « Documents Générés » dans le contexte du dossier d’instruction.

Les convocations des exploitants sont dans l’ordre :

Non effectuées pour la version courante (tant que la version n’est pas validée on laisse le champ vide)
A envoyer (la programmation a été validée et aucune convocation n’a été envoyée)
Envoyées (toutes les convocations ont été envoyées)
A compléter (si les convocations étaient Envoyées dans une version précédente, il faut compléter les envois)

../../_images/programmations-action-envoyer_convoc_exploit-link.png

L’action « Générer les convocations exploitant » génère pour chaque visite dont le statut d’envoi de convocation est « à envoyer » un document généré à chaque contact de l’établissement marqué comme destinataire des courriers (que ce soit pour les courriers de convocation ou pour les courriers d’annulation).

4.3.4.1.2. La convocation des membres ¶

Les convocations des membres sont dans l’ordre :

Non envoyées pour la version courante (tant que la version n’est pas validée on laisse le champ vide)
« A envoyer » (la programmation a été validée. Si c’est une nouvelle version de la programmation, celle-ci est tout de même A envoyer.)
« Envoyée » (la programmation a été envoyée)

../../_images/programmations-action-envoyer_part-link.png

Une action permet d’envoyer par mail la convocation des membres au format PDF à tous les contacts institutionnels du service de la programmation dont la case « réception de la programmation » est cochée ainsi qu’à tous les techniciens présents dans les visites de la programmation.

Le document comporte les informations suivantes :

planning de la programmation de la semaine
historique, comportant pour chaque version de la programmation :

numéro de version de la programmation
liste des visites ajoutées
liste des visites annulées
date de la finalisation de la version de la programmation

../../_images/programmations-action-view_convoc_membres-link.png

Une action permet de télécharger la convocation une fois que la programmation est validée.

4.3.4.2. Exemple ¶

Voici donc un scénario pour une semaine « 2014/07 » :

Version 1: préparation, finalisation, réouverture pour correction, finalisation, validation, envoi des convocations exploitant seulement.
Version 2: suite aux retours des exploitants, préparation v2, finalisation, validation, envoi des convocations exploitant seulement.
Version 3: suite aux retours des exploitants, préparation v3, finalisation, validation, envoi des convocations exploitant et membres.
Version 4: suite aux retours des exploitants, préparation v4, finalisation, validation, envoi des convocations exploitant et membres.

4.3.5. La planification des visites ¶

../../_images/programmations-action-programmer-link.png

L’écran de planification des visites est composé de deux blocs principaux : la liste des dossiers d’instruction de type VISIT qui sont en attente de programmation et l’agenda des visites de la semaine.

../../_images/programmations-action-programmer-view.png

Lorsqu’un Système d’Information Géographique est paramétré, il est possible de filtrer les dossiers de visite par distance par rapport à un établissement.

Par défaut le bouton Tous est sélectionné : le filtre sur les établissements proches est désactivé.

Pour activer le filtre il faut géolocaliser les dossiers autour d’un établissement :

cliquer sur le bouton Proche afin d’afficher les champs de recherche ;
saisir le code d’établissement autour duquel le périmètre s’appliquera ;
sélectionner le rayon (il s’agit, en mètres, de la distance maximum d’éloignement acceptée) ;
cliquer sur le bouton Valider.

Note

Si aucun établissement n’est trouvé dans le rayon, ou si ceux trouvés ne correspondent à aucun dossier de visite, alors le tableau de propositions n’affichera aucun résultat.
Géolocaliser les dossiers de visite par établissements proches sous-entend que les dossiers n’ayant pas d’établissement rattaché ne seront pas listés.

../../_images/programmations-action-programmer-view-etab_proche.png

4.3.5.1. Bloc de propositions ¶

Les propositions sont classées par défaut selon l’ordre suivant :

1 - A poursuive, par code de technicien, croissant,
2 - Visites périodiques avec locaux à sommeil,
3 - Visites de contrôle avec locaux à sommeil,
4 - Visites de réception,
5 - Visites périodiques sans locaux à sommeil,
6 - Visites de contrôle sans locaux à sommeil,
les visites sont classées par date de visite croissante.

En plus du tri par défaut, il est possible de filtrer les dossiers selon :

leur type de visite : une liste à choix propose soit tous les types, soit les périodiques, soit les contrôles, soit les réceptions,
si la visite est à poursuivre (la visite doit avoir lieu en plusieurs fois),
si la visite porte sur un établissement avec locaux à sommeil,
si la visite est en retard (c’est-à-dire si la date butoir du dossier de coordination est dans le passé),
si la visite porte sur un dossier d’instruction prioritaire.

De plus chaque colonne peut être filtrée grâce à un champ de recherche ainsi que triée grâce à un clic sur l’entête de colonne.

4.3.5.2. Bloc agenda ¶

Le calendrier comporte les 7 jours de la semaine, du lundi au dimanche.

Par défaut, l’agenda présenté est celui de tous les techniciens confondus (« Tous »), il n’est alors pas possible de planifier les visites, les dates de congés ne sont pas affichés et les périodes préférentielles des agents non plus.

Le calendrier affiche alors toutes les visites planifiées. L’affichage comporte le N° d’établissement et l’acronyme du technicien.

Un clic sur l’affichage permet d’afficher un bloc comportant les informations clés de la visite : - données du tableau de présentation, - ainsi qu’un hyperlien permettant d’ouvrir l’établissement et/ou le dossier de visite, - N° établissement, - acronyme du technicien, - type, cat, sommeil, - type de visite, - commission compétente.

Lorsqu’un technicien est sélectionné, seules ses visites sont affichées. Les fonds du calendrier sont coloriés en rouge pour les périodes de congés du technicien (par jours et heures) et en vert pour les périodes privilégiées (par demi-journée). Il est alors possible de lui affecter des visites en effectuant un tirer-lacher de la liste de propositions vers le calendrier de planification.

4.3.5.3. Planifier une nouvelle visite ¶

Il faut préalablement sélectionner un technicien. Son agenda est alors affiché. Il est dès lors possible de tirer une proposition de visite du cadre supérieur vers une zone de l’agenda du technicien. Cette action provoque l’ouverture d’un formulaire d’ajout d’une visite : celui-ci contient des informations d’aide à la planification et des champs à renseigner.

Informations d’aide à la programmation :

Code établissement,
libellé établissement,
date de prochaine visite périodique prévue,
type, catégorie, locaux à sommeil,
type de la visite,
objet de la visite (par défaut = type de visite),
durée prévue de visite,
liste des autres visites liées à ce dossier de visite (cette liste est disponible depuis l’onglet « Visites » du dossier d’instruction concerné dont le lien est présent au-dessus).

Liste des champs à renseigner :

date de la visite,
heure de début de visite,
heure de fin de visite,
« à poursuivre »,
observations (texte libre).

Il est à noter que le technicien peut aussi passer le dossier de visite en planification « à poursuivre » lors de la rédaction de son PV de visite.

4.3.5.4. La vie de la visite ¶

Visualiser la visite programmée : ceci ouvre la fiche de visite programmée dans une fenêtre superposée à la vue courante. Cette fenêtre contient les informations présentées et saisies lors de la planification de la visite, ainsi que le statut de la visite. Elle comporte notamment un lien direct vers la fiche de l’établissement et un autre lien vers le dossier de visite.
Modifier la visite : la modification de la date (dans les dates de la semaine de rpogrammation) et/ou de l’heure et/ou du technicien de la visite peut se faire jusqu’à ce que la version de la programmation soit validée. Après ce moment il faudra annuler la visite puis la reprogrammer.
À poursuivre : disponible si le dossier d’instruction n’est pas clôturé, si son statut est « à programmer » ou « programmé » et s’il y a au moins une visite planifiée. Change le statut du dossier d’instruction en « à poursuivre ».
Annuler la visite programmée : il faut alors saisir la date d’annulation (par défaut la date du jour) ainsi que le motif d’annulation. Le motif est choisi au sein de la liste suivante :

Annulation exceptionnelle

SPGR

Indisponibilité d’un membre

SCDS

Exploitant indisponible

Exploitant défaillant

NPAI

Lorsqu’une visite est annulée pour tout motif autre que NPAI, le dossier de visite repasse en dossier à programmer si c’était la seule date de visite, en dossier à poursuivre s’il y a d’autres visites programmées.

Lorsqu’une visite est annulée pour motif NPAI le dossier de visite est annulé et l’établissement est affiché dans le widget « Établissement NPAI ». Il est alors nécessaire de le traiter hors logiciel afin de mettre à jour les informations de l’établissement et prendre les mesures nécessaires.

Un document généré d’annulation est géré selon le même modèle que le document généré de convocation et le statut de convocation est donc noter comme « à compléter » jusqu’à la génération des convocations exploitants par lot à la validation de la version de la programmation.

4.3.6. Suppression d’une programmation ¶

Il est possible de supprimer une semaine de programmation uniquement si aucune visite n’y a jamais été planifiée.

4.4. Réunions ¶

(Suivi ‣ Réunions ‣ Gestion)

4.4.1. Le listing des réunions ¶

Ce listing présente les réunions spécifiques au service de l’utilisateur connecté.

4.4.2. Ajouter une réunion ¶

Le listing des réunions présente un bouton « Ajouter » qui permet d’accéder au formulaire d’ajout d’une nouvelle réunion.

Le code de la réunion est composé automatiquement du code du type de réunion sélectionné concaténé avec la date de la réunion (Exemple : CCS-2014-06-22). Le libellé de la réunion est composé du libellé du type de réunion sélectionné concaténé avec la date de la réunion (Exemple : Réunion Plénière CCS du 24/06/2014). Lors de la création de la réunion, les données présentes dans le paramétrage du type de réunion sont récupérées automatiquement dans le formulaire de création (heure, lieu, …).

4.4.3. La fiche de la réunion ¶

4.4.4. Gérer l’ordre du jour de la réunion ¶

L’ordre du jour est composé de la liste des dossiers dont les instances présentes vont discuter pendant la réunion. Il y a un unique ordre du jour par réunion. Si le type de réunion contient plusieurs catégories, alors cette liste est groupée par catégorie. Depuis l’écran de gestion de la réunion, plusieurs actions sont disponibles pour la composition de l’ordre du jour.

4.4.4.1. Réunion ¶

../../_images/reunions-action-meeting-link.png

Cet écran présente un listing de toutes les demandes de passage qui ont été planifiées à la réunion sur laquelle on se trouve, groupées par catégorie.

../../_images/reunions-action-meeting-view.png

4.4.4.2. Planifier ¶

../../_images/reunions-action-planifier-link.png

Cet écran présente un listing des dossiers pressentis, ce sont toutes les demandes de passage qui n’ont été planifiées à aucune réunion mais dont le type correspond au type de la réunion sur laquelle on se trouve. Des cases à cocher permettent de sélectionner les demandes de passage que l’on souhaite planifier/ajouter à l’ordre du jour. En cliquant sur le bouton de validation, le traitement est effectué sauf si la demande de passage n’est plus disponible. Dans les deux cas un message indique à l’utilisateur le résultat du traitement. Cette action est disponible seulement si la réunion n’a pas déjà été clôturée.

../../_images/reunions-action-planifier-view.png

Pour aider à la saisie des dossiers à planifier, une action permet de sélectionner tous les éléments du listing (cocher toutes les cases à cocher) en un seul clic et un formulaire de recherche permet de filtrer le listing sur :

une période pour la date souhaitée (du … au …),
la catégorie.

4.4.4.3. Déplanifier ¶

../../_images/reunions-action-deplanifier-link.png

Cet écran présente un listing des demandes de passage qui ont été planifiées pour la réunion sur laquelle on se trouve. Des cases à cocher permettent de sélectionner les demandes de passage que l’on souhaite retirer de l’ordre du jour. En cliquant sur le bouton de validation, le traitement est effectué sauf si un retour d’avis est déjà saisi dans la demande de passage. Dans les deux cas un message indique à l’utilisateur le résultat du traitement. Pour aider à la saisie des dossiers à déplanifier, une action permet de sélectionner tous les éléments du listing (cocher toutes les cases à cocher) en un seul clic. Cette action est disponible seulement si la réunion n’a pas déjà été clôturée.

../../_images/reunions-action-deplanifier-view.png

4.4.4.4. Planifier nouveau ¶

../../_images/reunions-action-planifier-nouveau-link.png

Cet écran permet de planifier directement un ou des dossiers d’instruction à la réunion sur laquelle on se trouve sans créer manuellement au préalable une demande de passage sur le ou les dossiers d’instruction concernés. Cette action est disponible seulement si la réunion n’a pas déjà été clôturée.

../../_images/reunions-action-planifier-nouveau-view.png

Trois choix de planification directe sont possibles :

programmation : planifie tous les dossiers d’instruction correspondant aux visites présente dans une programmation. Il suffit de sélectionner : la programmation (parmi la liste des programmations passées qui n’ont pas déjà été planifiées pour une autre réunion) et la catégorie (dans laquelle on souhaite insérer ces demandes de passage).

../../_images/reunions-action-planifier-nouveau-view-programmation.png

réunion : planifie tous les dossiers d’instruction présents dans une réunion. Il suffit de sélectionner : la réunion (parmi la liste des réunions clôturées qui ne sont pas des réunions de commission et qui n’ont pas déjà été planifiées pour une autre réunion) et la catégorie (dans laquelle on souhaite insérer ces demandes de passage).

../../_images/reunions-action-planifier-nouveau-view-reunion.png

dossier : planifie le dossier d’instruction correspondant au code du dossier de coordination ou du dossier d’instruction saisi. Il suffit de saisir le code du dossier de de sélectionner la catégorie (dans laquelle on souhaite insérer cette demande de passage).

../../_images/reunions-action-planifier-nouveau-view-dossier.png

4.4.4.5. Numéroter ¶

../../_images/reunions-action-numeroter-link.png

Cette action permet de déclencher la numérotation de l’ordre du jour, c’est-à-dire numéroter la liste des demandes de passage planifiées à partir de 1. Une fois que la numérotation a été déclenchée, tout nouveau dossier prendra le numéro suivant. Un dossier retiré de l’ordre du jour laissera un vide dans la numérotation. La numérotation initiale se fait par catégorie selon l’ordre défini dans le paramétrage du type de réunion. Cette action est disponible que si la numérotation n’a pas déjà été effectuée.

../../_images/reunions-action-numeroter-view.png

4.4.4.6. Imprimer l’ordre du jour ¶

../../_images/reunions-action-edition-ordre_du_jour-link.png

À tout moment une action permet d’accéder à l’ordre du jour au format PDF en cliquant sur l’action « Ordre du jour » dans l’écran de gestion de la réunion.

Un modèle de document paramétrable dans le type de réunion sert de base pour l’ordre du jour de la réunion. Il sera composé de champs de fusion et rempli avec les informations de la réunion au moment de sa génération. Un champ de fusion particulier « avis proposé » provient de la demande de passage ou de l’analyse selon le cas.

L’ordre du jour est stocké pour mémoire lors de la clôture de la réunion.

4.4.5. Gérer les membres de la réunion ¶

4.4.5.1. Convoquer ¶

../../_images/reunions-action-convoquer-link.png

À tout moment une action permet de convoquer les instances de la réunion en cliquant sur l’action « Convoquer les membres » dans l’écran de gestion de la réunion. Cette action permet d’envoyer un mail aux différentes adresses paramétrées dans les instances, ainsi qu’aux adresses présentes dans le champ « liste de diffusion » de la réunion. Un écran permet de confirmer l’envoi du mail avec une case à cocher permettant d’indiquer si l’ordre du jour doit être envoyé ou non en pièce jointe. La date de dernière convocation est stockée pour mémoire.

../../_images/reunions-action-convoquer-view.png

4.4.5.2. Feuille de présence ¶

../../_images/reunions-action-edition-feuille_presence-link.png

À tout moment une action permet d’accéder à la feuille de présence au format PDF en cliquant sur l’action « Feuille de présence » dans l’écran de gestion de la réunion.

Un modèle de document paramétrable dans le type de réunion sert de base pour la feuille de présence de la réunion. Il sera composé de champs de fusion et rempli avec les informations de la réunion au moment de sa génération.

4.4.5.3. Sélectionner les signataires ¶

Un écran permet, pour chaque instance de la réunion :

de sélectionner le membre qui la représente,
de saisir un texte libre.

L’unique objectif de ces informations est de remplir la feuille de présence.

4.4.6. Gérer les avis ¶

4.4.6.1. Rendre l’avis ¶

Depuis l’écran de gestion d’une réunion, le listing des dossiers planifiés (l’ordre du jour) permet d’accéder à chaque formulaire de saisie du retour d’avis. Ce retour est composé des informations suivantes :

proposition d’avis : lecture seule,
proposition de complément d’avis (éventuellement second avis) : lecture seule,
avis : sélection d’un avis dans la liste des avis,
complément d’avis (éventuellement second avis) : ligne de texte,
motivation de l’avis : texte.

Il est possible d’imprimer le compte-rendu d’avis depuis cet écran.

Dans cet écran une action permet d’insérer et de saisir des décisions d’autorité de police.

Dans certains cas, il n’y a pas de prise d’avis ou de décision sur un dossier lors d’une réunion. Dans ce cas un avis tel que “A revoir” ou “Différé” est saisi, qui permettra la suite du processus. Il est donc nécessaire de reprogrammer un passage pour le dossier en question. Dans le même écran de saisie, une action permet d’insérer et de saisir des demandes de passage en réunion. Le formulaire est identique au formulaire de demande de passage manuel. Il est ainsi possible d’indiquer la date souhaitée de passage, le type de réunion, la catégorie et éventuellement la proposition d’avis.

4.4.6.2. Imprimer le compte rendu d’avis ¶

Un modèle de document paramétrable dans le type de réunion servira de base pour le compte-rendu par dossier. Il sera composé de champs de fusion et rempli avec les informations de la réunion au moment de sa génération.

Une action disponible depuis la fiche de visualisation d’une demande de passage permet d’imprimer le « compte-rendu par dossier » de la demande de passage.

../../_images/reunions-action-edition-compte_rendu_specifique-link.png

Une action disponible sur la fiche de la réunion permet d’imprimer l’ensemble des « compte-rendus par dossier » de toutes les demandes de passage en une seule action.

4.4.7. Gérer le compte-rendu et la clôture de la réunion ¶

4.4.7.1. Imprimer le compte rendu ¶

../../_images/reunions-action-edition-compte_rendu_global-link.png

Un modèle de document paramétrable dans le type de réunion servira de base pour le compte-rendu global de la réunion. Il sera composé de champs de fusion et rempli avec les informations de la réunion au moment de sa génération.

À tout moment une action permet d’accéder au compte-rendu au format PDF en cliquant sur l’action « Compte-rendu » dans l’écran de gestion de la réunion. Ce compte-rendu global de la réunion est un listing de tous les dossiers avec l’avis résultant de la réunion.

4.4.7.2. Clôturer ¶

../../_images/reunions-action-cloturer-link.png

Une action permet de clôturer la réunion.

Restriction(s) :

Si toutes les demandes de passage n’ont pas un avis, alors la clôture de la réunion n’est pas possible.
Une fois la réunion clôturée alors il n’est plus possible de modifier les avis.
Une fois la réunion clôturée alors il n’est plus possible de modifier l’ordre du jour (les actions/écrans permettant de le gérer disparaissent).

../../_images/reunions-action-cloturer-view.png

Cette action permet d’accéder à un formulaire de confirmation de la clôture de la réunion en donnant le choix à l’utilisateur de diffuser ou non par mail le compte-rendu global. Les actions sont :

diffuser le compte-rendu par mail aux instances de la réunion (aux différentes adresses paramétrées dans les instances et dans le champ « liste de diffusion »),
générer et finaliser le compte-rendu (stockage du document),
générer et finaliser l’ordre du jour (stockage du document),
noter la réunion comme clôturée.

4.4.7.3. Charger les fichiers numérisés ¶

../../_images/reunions-action-integrer-documents-numerises-link.png

Cet écran permet de charger dans la réunion le « compte-rendu global » signé numérisé ainsi que le document rassemblant l’ensemble des « compte-rendus par dossier » signés numérisé. Cette action est disponible seulement une fois que la réunion est clôturée.

../../_images/reunions-action-integrer-documents-numerises-view.png

4.4.8. Supprimer une réunion ¶

../../_images/reunions-action-supprimer-link.png

Cet écran permet de supprimer la réunion. Cette action est disponible seulement si aucun dossier planifié à cette réunion n’a d’avis rendu.

Lors de la suppression, toutes les demandes de passages qui lui étaient affectées seront désaffectées et réapparaîtront dans le pool des demandes de passage pour être planifié à une autre réunion.

4.5. Pilotage ¶

4.5.1. Statistiques ¶

(Suivi ‣ Pilotage ‣ Statistiques)

4.5.1.1. Etat des lieux des élements ¶

4.5.1.1.1. Réalisés sur l’année courante ¶

Visites réalisées

etat_des_lieux_visites

Nombre de visites programmées depuis le début de l’année : c’est le nombre total de visites dont la date est dans l’année courante du service de l’utilisateur.

Visites réalisées

Nombre de visites réalisées depuis le début de l’année : c’est le nombre total de visites dont la date est inférieure à la date du jour et est dans l’année courante moins le nombre de visites annulées dont la date est inférieure à la date du jour et est dans l’année courante pour le service de l’utilisateur.

Plans étudiés

etat_des_lieux_plans

Nombre de dossiers de plan étudiés depuis le début de l’année : c’est le nombre de dossier d’instruction dont le type est PLAN et dont la date de clôture est dans l’année courante pour les dossiers d’instruction qui concernent le service de l’utilisateur.

Avis

Nombre d’avis défavorables et favorables émis (avec détail par type de dossier) : nombre de passage en réunion de commission plénière dont l’avis est DEFAVORABLE, et nombre de passage en réunion de commission plénière dont l’avis est DEFAVORABLE dont la date de réunion de commission est dans l’année courante pour les dossiers d’instruction qui concernent le service de l’utilisateur.

4.5.1.1.2. En cours ¶

Visites en retard

Nombre de visites en retard (avec détail par type et catégorie d’établissement) : nombre d’établissements dont la date de la prochaine visite est passée.

Dossiers en cours

etat_des_lieux_dossiers

Nombre de dossiers en cours : c’est le nombre de dossiers d’instruction qui ne sont ni clôturés ni à qualifier.

AP en cours

Nombre de dossiers avec autorité de police en cours : c’est le nombre de dossiers de coordination dont le champ « autorité de police en cours » est à oui et dont une des décisions d’autorité de police concerne le service de l’utilisateur.

Délai moyen d’instruction

etat_des_lieux_delais

Moyenne de la date de clôture du dossier moins sa date d’ouverture pour ceux clôturés il y a moins de six mois.

Délai moyen de suivi d’une autorité de police

Moyenne sur les six derniers mois glissants de la date de clôture du dossier moins la date du premier passage en commission pour les dossiers comportant au moins une autorité de police sur les six derniers mois.

Délai moyen de notification par courrier

Moyenne de la date de première présentation d’un courrier moins la date d’envoi du courrier.

Dossiers par type et par statut

Nombre de dossiers d’instruction : par type (plan, visite) et statut (à qualifier, …).

4.5.1.2. Editions ¶

Il est possible de générer une édition de ces données pour une année particulière (actuelle par défaut).

etat_des_lieux_editions

Cela crée un fichier PDF comportant les tableaux suivants :

4.5.1.2.1. Visites réalisées ¶

par type et catégorie d’établissement
par type de dossier et catégorie d’établissement

4.5.1.2.2. Avis rendus ¶

par avis et type d’établissement
par avis et catégorie d’établissement

4.5.1.2.3. Décisions d’autorité de police ¶

par décision et catégorie d’établissement

4.5.1.2.4. Etudes de plan ¶

par type et catégorie d’établissement
par type de réunion et type d’établissement

4.5.2. Requêtes mémorisées ¶

(Suivi ‣ Pilotage ‣ Requêtes mémorisées)

Le module “requêtes mémorisées” permet d’exporter des données de l’application parmi les éléments suivants :

../../_images/choix_requete_memorisee.png

Chaque export peut être paramétré selon les critères ci-après :

tri (choix d’un champ)
format de sortie (fichier CSV ou tableau à l’écran)
si CSV le séparateur de champs (virgule, point-virgule ou pipe)
si tableau le nombre maximum d’enregistrements