5. Suivi¶
5.1. Le menu¶
5.2. Suivi des pièces¶
5.2.1. Saisir un retour de consultation¶
()
Les retours de consultations peuvent se faire directement depuis le module service consulté dans lequel le service consulté accède au logiciel pour y saisir son avis.
Les retours de consultations peuvent aussi être envoyés par courrier ou par mail lorsque la consultation du service se fait par voie papier. Dans ce cas, les retours de consultation sont bippés, ce qui ouvre le formulaire de mise à jour de consultation. L’utilisateur peut alors saisir le retour de consultation, ainsi qu’un fichier, représentant le courrier.
Un premier écran permet de rechercher la consultation : il suffit ici de saisir l’identifiant de la consultation pour laquelle on souhaite saisir un retour. Par exemple grâce au scan de code-barre ou simplement en saisissant manuellement son identifiant.
Une fois le formulaire validé, trois cas de figures sont possibles :
soit aucune valeur n’a été saisie :
soit l’identifiant de la consultation ne correspond à aucune consultation existante :
soit la consultation existe, on obtient alors un formulaire de saisie du retour de consultation.
5.2.2. Mettre à jour les dates¶
()
Cet écran permet de mettre à jour les dates de traitement du processus de signature des documents finalisés.
Si l’instruction mise à jour a un événement retour paramétré (un événement retour AR ou retour signature), les dates potentiellement mises à jour, c’est-à-dire la date envoi/retour de signature, la date envoi/retour d’AR et la date envoi/retour de contrôle de légalité, sont répliquées dans l’instruction crée par l’événement retour paramétré afin que l’action puisse utiliser ces données (pour plus d’informations sur le paramétrage d’une action voir Les actions).
5.2.3. Imprimer les RAR¶
()
Cet écran permet un traitement en masse d’édition des pré-imprimés RAR pour les courriers générés dans le cadre de l’instruction. Il suffit de saisir une date d’envoi, par défaut la date du jour, et de bipper à la douchette les courriers concernés (ou de saisir manuellement l’identifiant du courrier). Une fois que tous les courriers sont bippés, un bouton permet de générer le fichier PDF qui est adapté pour être imprimé sur les pré-imprimés RAR de La Poste. Les destinataires varient en fonction du type de dossier, si c’est un dossier ADS ou DPC alors c’est le délégataire si renseigné sinon pétitionnaire principal, si c’est un dossier recours alors c’est le requérant principal qui est utilisé et si c’est un dossier infraction alors le destinataire sera le plaignant principal.
Un seul fichier contient tous les RAR dans l’ordre de bip.
Exemple avec une étiquette de la poste :
Si l’événement d’instruction dont on notifie le demandeur, possède une phase alors une ligne est ajoutée dans l’encadré « retour à » de l’avis de réception avec le code de cette phase et le libellé de la division à laquelle est affecté le dossier.
Exemple de l’affichage de la phase et de la division avec une étiquette de la poste (la phase à la valeur « SUIVI » et la division « DIVISION H ») :
Lors de la génération du fichier des RAR, la date d’envoi RAR est mise à jour sur les événements ayant servi à générer les courriers, avec la date saisie par l’utilisateur.
Une fois le formulaire validé, quatre cas de figures sont possibles :
soit aucune valeur n’a été saisie :
soit l’identifiant de l’événement d’instruction est incorrect :
soit l’identifiant de l’événement d’instruction ne correspond à aucun événement d’instruction existant :
soit l’événement d’instruction existe et possède déjà une date d’envoi RAR qui est différente de la date passée en paramètre :
soit l’événement d’instruction existe et n’a pas de date d’envoi RAR, on obtient alors un lien vers le fichier pdf permettant d’imprimer les pré-imprimés RAR, ainsi qu’une liste cliquable de dossiers impactés, si l’utilisateur n’a le droit d’accèder à des dossiers alors le message Certain dossiers ont étés omis de la liste ci-dessous car vous n’y avez pas accès. apparaitra:
5.2.4. Bordereaux¶
()
L’objectif est d’assurer un meilleur suivi d’un envoi groupé de dossiers en signature.
Ainsi après avoir sélectionné le bordereau et renseigné un intervalle de dates (par défaut celle du jour), cet écran permet d’imprimer un tableau listant tous les dossiers y correspondants.
Une fois le formulaire validé, trois cas de figures sont possibles :
soit aucune date n’a été saisie :
soit aucun bordereau n’a été sélectionné :
soit la saisie est correcte, on obtient alors un lien vers le fichier PDF du bordereau permettant de l’imprimer :
La liste des bordereaux est paramétrable, elle est générée en récupérant les états commençant par la chaîne de caractères bordereau_. Dans la majorité des cas, ces états font appel à des sous-états paramétrables également, afin d’afficher le résultat d’une requête SQL dans un tableau.
5.2.5. Bordereau d’envoi au maire¶
()
Cet écran permet d’imprimer un bordereau à envoyer au maire, ayant pour objet la transmission d’une proposition de décision ou d’un courrier d’instruction selon que le type de l’événement soit respectivement un arrêté ou non.
Une fois le formulaire validé, trois cas de figures sont possibles :
- soit aucune date n’a été saisie
- soit le code-barres fourni est invalide
- soit la saisie est correcte, on obtient alors un lien vers le fichier PDF du bordereau permettant de l’imprimer. De plus la date d’envoi à signature du maire est mise à jour par celle saisie.
5.3. Demandes d’avis¶
5.3.1. Mettre à jour les dates¶
()
Cet écran permet de mettre à jour la date de réception de la demande d’avis.
5.4. Commissions¶
5.4.1. Gérer les commissions¶
()
5.4.1.1. Créer une commission¶
La création d’une commission se fait uniquement pour une collectivité de niveau mono : il n’est pas possible de créer une commission intercommunale. Les types de commission disponibles sont filtrés selon la collectivités de l’utilisateur connecté (ou selon celle sélectionnée si celui-ci appartient à la communauté de communes).
5.4.1.2. Les Dossiers Planifiées¶
Listing des dossiers planifiées sur la commission consultée. En cliquant dessus on peut saisir l’avis.
5.4.1.3. Planifier/retirer Des Dossiers¶
Sont disponibles uniquement les dossiers de la collectivité de la commission et ayant fait l’objet d’une demande de passage pour ce type de commission.
5.4.1.4. Planifier Un Dossier Spécifique¶
Saisir sans espace le numéro de dossier. Vous pouvez rencontrer l’erreur Ce dossier n’existe pas lorsqu’il est d’une collectivité différente de celle de la commission.
5.4.1.5. Diffusion de l’ordre du jour¶
Dans la visualisation d’une commission, il est possible de diffuser via mail l’ordre du jour de la commission à la liste de diffusion.
Pour cela, il faut cliquer sur le lien « (OJ) Diffuser l’OJ » dans le portlet d’actions contextuelles.
Un clic sur ce lien déclenche aussi la finalisation de l’édition de l’ordre du jour de la commission.
Le clic sur le lien de l’édition de l’ordre du jour dans le portlet d’actions contextuelles ouvre le document depuis le stockage au format PDF.
5.4.1.6. Diffusion du compte-rendu¶
Dans la visualisation d’une commission, il est possible de diffuser via mail le compte-rendu de la commission à la liste de diffusion.
Pour cela, il faut cliquer sur le lien « (CR) Diffuser le CR » dans le portlet d’actions contextuelles.
Un clic sur ce lien déclenche aussi la finalisation de l’édition du compte-rendu de la commission.
Le clic sur le lien de l’édition du compte-rendu dans le portlet d’actions contextuelles ouvre le document depuis le stockage au format PDF.
5.4.2. Lister les demandes de passages¶
()
Ce menu permet de lister les dossiers ayant une demande de passage en commission, uniquement de notre collectivité si on est un utilisateur de niveau mono, si on est un utilisateur de niveau multi on a accès a toutes les demandes.