8. Paramétrage dossiers

8.1. Les dossiers

8.1.1. Les types de dossier d’autorisation

(Paramétrage Dossiers ‣ Dossiers ‣ Type DA)

8.1.1.1. Le principe

Ce type de dossier d’autorisation peut également être appelé la série. C’est à ce niveau que la numérotation des dossiers est gérée. Lorsqu’un type de dossier d’autorisation est créé, modifié ou supprimé, la série correspondante est créée, mise à jour ou supprimée.

8.1.1.2. Saisir un type de dossier d’autorisation

Les informations à saisir sont :

• code : c’est le code à deux ou trois caractères utilisé pour composer le numéro de dossier d’instruction (par exemple : PC).
• libellé : texte à afficher dans l’interface lors de la sélection d’un type de dossier d’autorisation.
• description : c’est un texte qui n’est pas utilisé dans les autres interfaces de l’application, mais il permet de décrire l’élément de paramétrage en détail dans un objectif de le documenter.
• confidentiel : permet de modifier le comportement standard de la confidentialité. Un dossier qui possède cet attribut sera uniquement visible par les utilisateurs appartenant au même groupe que celui du dossier, et si ce groupe a accès aux dossiers confidentiels. Ce comportement permet par exemple de gérer la confidentialité des dossiers contentieux.
• groupe : les types de dossier d’autorisation sont liés à un groupe, qui définit quels utilisateurs ont le droit d’ajouter et consulter ces dossiers. (voir Les groupes).
• cacher le DA : si cette option est activée, les dossiers d’autorisation de ce type ne seront pas visibles dans l’application.
• Affichage des formulaires : change l’affichage des formulaires des dossiers d’autorisation et d’instruction. Champ obligatoire.

8.1.2. Les types de dossier d’autorisation détaillés

(Paramétrage Dossiers ‣ Dossiers ‣ Type DA Détaillé)

8.1.2.1. Le principe

Le type de dossier d’autorisation détaillé est utile pour faire la distinction entre plusieurs cas d’utilisations d’un même type de dossier d’autorisation. Par exemple, il existe deux catégories de type de dossier d’autorisation « Permis de Construire », un spécifique pour les maisons individuelles et un pour les autres constructions. Il existe un seul type de dossier d’autorisation « Déclaration Préalable », il faut tout de même le saisir comme type de dossier d’autorisation détaillé.

8.1.2.2. Saisir un type de dossier d’autorisation détaillé

Les informations à saisir sont :

• code : c’est un code utilisé pour identifier rapidement le type de dossier d’autorisation détaillé. Généralement il se compose des deux ou trois caractères du type de dossier d’autorisation auquel on rajoute un ou plusieurs caractères spécifiques.
• libellé : texte à afficher dans l’interface lors de la sélection d’un type de dossier d’autorisation détaillé.
• description : c’est un texte qui n’est pas utilisé dans les autres interfaces de l’application, mais il permet de décrire l’élément de paramétrage en détail dans un objectif de le documenter.
• type de dossier d’autorisation : (voir Les types de dossier d’autorisation).
• cerfa : sélection du cerfa correspondant au dossier d’autorisation (voir Les CERFA).
• cerfa pour lots : sélection du cerfa correspondant aux lots du dossier d’autorisation (voir Les CERFA).
• durée de validité : durée de validité des dossiers d’autorisation (voir Gestion de la péremption).

8.1.3. Les types de dossier d’instruction

(Paramétrage Dossiers ‣ Dossiers ‣ Type DI)

8.1.3.1. Le principe

Le type de dossier d’instruction permet de déterminer pour chaque type de dossier d’autorisation détaillé les différentes possibilités (initial, modificatif, transfert, DOC, …). Par exemple, sur le type de dossier d’autorisation « Permis de Construire », il peut y avoir : un initial, un modificatif, un transfert, une DOC et une DAACT alors que sur le type de dossier d’autorisation « Déclaration d’Autorisation de Travaux », il peut y avoir : un initial, une DAACT.

8.1.3.2. Saisir un type de dossier d’instruction

Les informations à saisir sont :

• code : c’est un code utilisé pour identifier rapidement le type de dossier d’instruction.
• libellé : texte à afficher dans l’interface lors de la sélection d’un type de dossier d’instruction.
• description : c’est un texte qui n’est pas utilisé dans les autres interfaces de l’application, mais il permet de décrire l’élément de paramétrage en détail dans un objectif de le documenter.
• type de dossier d’autorisation détaillé : (voir Les types de dossier d’autorisation détaillés)
• suffixe : en décochant l’option on désactive le suffixe dans la numérotation du dossier. À n’utiliser que pour les types de DI initiaux afin de ne pas afficher le P0.
• mouvement sitadel : type de mouvement sitadel, seul les dossiers dont le type de mouvement sitadel est défini seront exportés.

8.1.4. Les contraintes

(Paramétrage Dossiers ‣ Dossiers ‣ Contrainte)

8.1.4.1. Le principe

Les contraintes peuvent être appliquées sur un dossier (voir Contraintes liées au dossier). Certaines contraintes peuvent être ajoutées manuellement et d’autres sont récupérées depuis le SIG (voir Synchronisation des contraintes).

8.1.4.2. Saisir une contrainte

Les informations à saisir sont :

• libellé : le libellé de la contrainte.
• nature : la nature de la contrainte (POS ou PLU).
• ordre d’affichage : positionnement lors de l’affichage des contraintes.
• groupe : groupe de la contrainte.
• sous-groupe : sous-groupe de la contrainte.
• texte : texte de la contrainte.
• présentée aux services consultés : la contrainte est visible par les services consultés.
• date de début de validité : date de début de validité de la contrainte.
• date de fin de validité : date de fin de validité de la contrainte.

8.2. Les demandes

8.2.1. Les natures de demande

(Paramétrage Dossiers ‣ Demandes ‣ Nature Demande)

8.2.1.1. Le principe

Chaque demande est reliée à une nature qui définit si la demande doit donner lieu à la création d’un nouveau dossier d’autorisation ou si au contraire, elle doit être rattachée à un dossier d’autorisation existant.

8.2.1.2. Saisir une nature de demande

Les informations à saisir sont :

• code : c’est un code utilisé pour identifier rapidement la nature de la demande. Il faut utiliser « NOUV » si c’est pour une nouvelle demande et « EXIST » si c’est sur une demande existante.
• libellé : texte à afficher dans l’interface lors de la sélection d’une nature de demande.
• description : c’est un texte qui n’est pas utilisé dans les autres interfaces de l’application, mais il permet de décrire l’élément de paramétrage en détail dans un objectif de documenter le paramétrage.

8.2.2. Les types de demande

(Paramétrage Dossiers ‣ Demandes ‣ Type Demande)

8.2.2.1. Le principe

Chaque demande est d’un type en particulier, cela permet de confitionner lorsque celle-ci sera disponible dans les interfaces et les traitements qui seront appliqués lors de sa création. Par exemple : la création ou non d’un dossier d’instruction, le besoin de qualification.

8.2.2.2. Saisir un type de demande

Les informations à saisir sont :

• code : c’est un code utilisé pour identifier rapidement le type de la demande.
• libellé : texte à afficher dans l’interface lors de la sélection d’un type de demande.
• description : c’est un texte qui n’est pas utilisé dans les autres interfaces de l’application, mais il permet de décrire l’élément de paramétrage en détail dans un objectif de le documenter.
• groupe : (voir Les groupes).
• type de dossier d’autorisation détaillé : le type de dossier d’autorisation à créer si il doit en être créé un.
• nature de la demande : (voir Les natures de demande).
• états du dernier dossier d’instruction : état à partir du quel il est possible de créer la demande.
• contraintes : avec ou sans récupération des demandeurs du dossier d’autorisation.
• type de dossier d’instruction à créer : le type de dossier d’instruction à créer si il doit en être créé un (initial, modificatif, daact, …) (voir Les types de dossier d’instruction).
• qualification : lors de la saisie d’une nouvelle demande, le dossier concerné par cette demande est marqué comme à qualifier si le type de demande est configuré comme nécessitant une qualification.
• régénérer la clé d’accès au portail citoyen : indique si cette demande implique ou non la régénération de la clé d’accès au portail citoyen associée au dossier (voir Régénérer automatiquement la clé d’accès au portail citoyen).
• événement : c’est le type de l’événement d’instruction qui va être ajouté sur le dossier d’instruction au moment de la validation de la demande. Il est utilisé pour associer à la demande le bon récépissé, pour historiser la demande dans l’onglet « instruction » du dossier d’instruction et pour éventuellement modifier l’état du dossier d’instruction (voir Les événements).
• documents obligatoires : liste des documents obligatoires à la saisie de la demande. Un document par ligne, si aucun document n’est saisi, aucun document ne sera demandé lors de la demande.

8.3. Les CERFA

(Paramétrage Dossiers ‣ Dossiers ‣ Cerfa)

Formulaire de configuration des Cerfa.

Les informations à saisir sont :

• libellé : texte à afficher dans l’interface lors de la sélection d’un cerfa dans le formulaire d’édition des types détaillés de dossiers d’autorisation.
• code : c’est un code utilisé pour identifier rapidement le cerfa.
• durée de validité : durée de validité des cerfa.

Note

Dans le formulaire, il suffit de cliquer sur le libellé du champ pour cocher la case correspondante.

8.4. Les workflows

8.4.1. Les événements

(Paramétrage Dossiers ‣ Workflows ‣ Événement)

8.4.1.1. Le principe

Note

Il est nécessaire de distinguer deux éléments concernant l’événement. On parlera d” »événements d’instruction » pour tous les événements créés dans l’onglet « Instruction » du dossier d’instruction, et on parlera d” »événements » pour le paramétrage.

Le paramétrage de l’événement permet, lors de la création d’un événement d’instruction, de :

• déclencher une action (recalcul d’informations du dossier d’instruction),
• modifier l’état du dossier d’instruction,
• générer un document PDF, lettre au pétitionnaire ou acte, au moyen d’une lettre type,
• déclencher des suivis de dates et des actions spécifiques pour les arrêtés.

Les événements d’instruction disponibles dans l’interface dépendent de l’état dans lequel est le dossier d’instruction.

8.4.1.2. Saisir un événement

Les informations à saisir sont :

• libellé : texte affiché dans l’interface lors du choix d’un événement à créer.

• type : permet de qualifier un type d’événement. Les valeurs disponibles sont : « arrêté » pour permettre une gestion propre aux arrêtés, « incomplétude » ou « majoration de délais » pour permettre certains calculs dans les tableaux de bord de l’instructeur et « affichage » permettant de ne pas compter l’instruction comme instruisant le dossier.

• non verrouillable : permet d’identifier un événement comme non verrouillable. C’est-à-dire que l’événement d’instruction sera toujours modifiable même si le dossier d’autorisation est clôturé.

• retour : permet de distinguer un événement « retour », c’est-à-dire un événement qui ne sera utilsé qu’en tant qu’événement retour AR ou événement retour de signature. Ce champ n’est plus modifiable après validation du formulaire d’ajout.

• état(s) source : liste des états depuis lequel cet événement est disponible(voir Les états).

• type(s) de DI concerné(s) : liste des types de dossier d’instruction pour lesquels cet événement est disponible (voir Les types de dossier d’instruction).

• restriction : condition optionnelle permettant de refuser la validation du formulaire d’ajout d’événement d’instruction si le résultat est faux. Il est possible de vérifier deux conditions simultanément avec un OU logique ou un ET logique (cf. ci-après les types d’opérateurs et exemples).

  Champs utilisables : [archive_date_dernier_depot] [archive_date_complet] [archive_date_rejet] [archive_date_limite] [archive_date_notification_delai] [archive_date_decision] [archive_date_validite] [archive_date_achevement] [archive_date_conformite] [archive_date_chantier] [archive_date_limite_incompletude] [archive_delai_incompletude] [duree_validite] [delai] [delai_notification] [date_evenement] [duree_validite_parametrage][date_depot].

  Trois types d’opérateurs sont disponibles :

  • de comparaison : >=, <=, == et != ;
  • d’affectation : + et - ;
  • logiques : && et ||.

  Exemples :

  • date_evenement <= archive_date_dernier_depot + 1
  • date_evenement <= archive_date_dernier_depot && archive_date_complet == date_depot

• action : c’est l’action déclenchée par cet événement. Les valeurs disponibles sont les valeurs du paramétrage des actions (voir Les actions).

• état : paramètre disponible dans les règles de l’action. (voir Les états).

• délai : paramètre disponible dans les règles de l’action.

• tacite : paramètre disponible dans les règles de l’action.

• délai notification : paramètre disponible dans les règles de l’action.

• avis : paramètre disponible dans les règles de l’action. Choix de l’avis correspondant à l’événement à utiliser dans les règles de l’action. Les valeurs disponibles sont les valeurs du paramétrage des avis (voir Gestion de la majoration de délai).

• lettre type : (voir Les états et lettres types).

• consultation : cette case à cocher est présente pour afficher la liste des consultations dans le complément sous la forme « Vu l’avis » avis rendu « du service » nom du service consulté.

• phase : liste à choix des phases à afficher sur la lettre recommandée.

• Finaliser automatiquement : cette case à cocher est présente pour activer la finalisation automatique de l’événement, donc la génération automatique de sa lettre type associée.

• autorité compétente : liste des autorité possible des consultations dans l’édition.

• événement suivant tacite : événement déclenché automatiquement lorsque la date de tacite est dépassée.

• évènement suivant AR : événement déclenché par un retour AR, si l’état du dossier d’instruction est bien lié à l’événement (état « compatible ») et si la restriction est valide. Cet événement peut donc déclencher un changement d’état du dossier d’instruction et une action.

• évènement retour signature : événement déclenché par la signature par l’autorité compétente de l’arrété.

8.4.1.3. Paramétrage d’un événement ayant un « événement retour signature » ou un « événement retour AR »

Contexte : lorsqu’un événement possède un événement retour AR ou un événement retour de signature, c’est, en général, cet événement lié qui effectue le recalcul des dates. Pour cela il lui faut les mêmes paramètres que son événement principal.

Dans un premier temps, il va falloir saisir l’événement retour signature et/ou l’événement retour AR lié. Pour cela, se reporter à la section Saisir un événement.

N.B. : Il est important de cocher la case « retour » lors de la saisie de l’événement lié. C’est cette option qui va servir à distinguer cet événement des autres.

N.B. : Une fois la case « retour » cochée, les champs délai, accord tacite, délai notification, avis, événement retour AR et événement lors du retour de signature ne seront plus modifiables.

Une fois le(s) événement(s) lié(s) saisie(s), l’événement principal (celui qui précéde l’événement retour signature et/ou l’événement retour AR) peut être saisi à son tour avec les bonnes règles de gestions Saisir un événement.

N.B. : Dans la liste déroulante « événement retour AR » et « événement lors du retour de signature », choisir les événements liés.

Une fois validé, le paramétrage saisie dans l’événement principal sera répercuté vers ses événements liés.

Les paramètres répercutés de l’événement principal vers l’événement retour :

• le délai ;
• la décision tacite ;
• l’avis ;
• la restriction ;
• le délai de notification.

Un même événement ne peut pas être à la fois l’événement retour signature et l’événement retour AR d’un événement principal et ne peut être utilisé que pour un seul événement.

8.4.2. Les états

(Paramétrage Dossiers ‣ Workflows ‣ État)

8.4.2.1. Le principe

Un état est la situation dans laquelle se trouve un dossier d’instruction à un moment précis. Un dossier d’instruction est toujours dans un état. Cet état existe dès la création du dossier d’instruction. Il va évoluer au cours de l’instruction du dossier. C’est l’état du dossier d’instruction qui détermine les événements possibles.

8.4.2.2. Saisir un état

Les informations à saisir sont :

• état : c’est l’identifiant de l’état (dans le sens clé primaire de l’enregistrement), il est recommandé de saisir ici une chaine de caractères dans laquelle les espaces, les apostrophes ou tout caractère spécial sont remplacés par des « _ », les caractères accentués par leur caractère non accentué et les majuscules remplacés par des minuscules (exemple : si le libellé de l’état est « Initialisé », la valeur à saisir ici serait « initialisé »).
• libellé : texte à afficher dans l’interface lors de la sélection d’une état.
• statut : permet de catégoriser l’état pour permettre de gérer le statut du dossier « en cours » ou « clôturé ».

8.4.3. Les actions

(Paramétrage Dossiers ‣ Workflows ‣ Action)

8.4.3.1. Le principe

Une action permet de recalculer des informations du dossier d’instruction. Elle est composée d’une série de règles de calculs. Chaque règle de calcul vise à modifier la valeur du champ lié dans le dossier d’instruction. Une action peut également mettre à jour la valeur de certaines données techniques.

Elle accepte en paramètre de calcul :

• la valeur initiale de l’un des champs disponibles pour le dossier d’instruction,
• les valeurs du précédent dossier d’instruction (si ce n’est pas un dépôt inital, exemple dans le cas d’une prorogation),
• des valeurs fixées dans le paramétrage de l’action,
• des valeurs fixées dans le paramétrage de l’événement déclenchant l’action,
• des formules de calcul,
• des valeurs de certaines données techniques.

La valeur « null » vide la valeur du champ dans le Dossier d’Instruction.

8.4.3.2. Saisir une action

Les informations à saisir sont :

• action : c’est l’identifiant de l’action (dans le sens clé primaire de l’enregistrement), il est recommandé de saisir ici une chaine de caractères dans laquelle les espaces, les apostrophes ou tout caractère spécial sont remplacés par des « _ », les caractères accentués par leur caractère non accentué et les majuscules remplacés par des minuscules (exemple : si le libellé de l’action est « Prolonger le délai de validité », la valeur à saisir ici serait « prolonger_le_delai_de_validite »).
• libellé : texte à afficher dans l’interface lors de la sélection d’une action.
• pour tous les champs Règle : règle rattaché au champ du dossier d’instruction du même nom à l’exception des règles sur données techniques.
• pour les 5 champs Règle données techniques : dans le premier champ, saisir la donnée technique à modifier (choix restreint au données techniques présentées ici ; dans le second, la valeur à lui affecter. Ce dernier peut contenir une ou plusieurs valeurs, issue(s) de celles présentées dans l’aide à la saisie. Dans le cas d’une composition, utiliser l’opérateur + pour concaténer les différentes valeurs.

Les champs disponibles pour la saisie des règles sont :

Valeurs du dossier avant l’évènement

[archive_etat] [archive_delai] [archive_accord_tacite] [archive_avis] [archive_date_dernier_depot] [archive_date_complet] [archive_date_rejet] [archive_date_limite] [archive_date_notification_delai] [archive_date_decision] [archive_date_validite] [archive_date_achevement] [archive_date_conformite] [archive_date_chantier] [archive_etat_pendant_incompletude] [archive_date_limite_incompletude] [archive_delai_incompletude] [archive_autorite_competente] [archive_date_cloture_instruction] [archive_date_premiere_visite] [archive_date_derniere_visite] [archive_date_contradictoire] [archive_date_retour_contradictoire] [archive_date_ait] [archive_date_transmission_parquet] [duree_validite] [date_depot]

Paramètres de l’évènement

[etat] [delai] [accord_tacite] [avis_decision] [delai_notification] [date_evenement] [autorite_competente] [complement_om_html] [complement2_om_html] [complement3_om_html] [complement4_om_html]

Valeurs de l’événement d’instruction principal

[date_envoi_signature] [date_retour_signature] [date_envoi_rar] [date_retour_rar] [date_envoi_rar] [date_retour_rar] [date_envoi_controle_legalite] [date_retour_controle_legalite]

Paramètres du type detaillé du dossier d’autorisation

[duree_validite_parametrage]

Valeurs des données techniques

[ctx_nature_travaux_infra_om_html] [ctx_article_non_resp_om_html]

Suppression de la valeur

[null]

Exemples de règles :

• exemple avec 3 opérandes : date_evenement+delai+3
• exemple avec 2 opérandes : archive_date_complet+4
• exemple avec 1 opérande : null
• exemple de mise à jour de donnée technique (seule la concaténation est possibles

8.4.4. Gestion de la péremption

Un dossier d’autorisation passera à l’état Périmé automatiquement grâce à une vérification périodique des conditions suivantes :

• le DA est accordé,
• la date de décision est renseignée,
• le DI est accepté,
• il n’y a ni DOC ni DAACT valide,
• la date de validité du DA est inférieure à la date du jour.

8.4.5. Gestion de l’incomplétude

8.4.5.1. Le principe

Pour les instructeurs, il y a deux problématiques distinctes : l’instruction des dossiers avec le suivi des dates et la gestion de l’incomplétude. En cas d’incomplétude, les délais d’instruction sont suspendus. Par contre il peut y avoir des événements d’instruction, notamment concernant les prolongations de délais d’instruction. Les événements d’incomplétude et de prolongation de délais ne sont pas activés dans un ordre déterminé : ils peuvent être activés par l’instructeur dès qu’il juge opportun de le faire.

Exemple de déroulement :

Note :

État initial : les délais, date limite d’instruction, état et événement suivant tacite sont initialisés en fonction de l’action choisi pour ce type d’événement.

• dépôt de dossier PCI initial le 01/01/2013

  • délai d’instruction = 3
  • date limite de complétude = date_depot + 1
  • événement tacite = accord tacite
  • date limite d’instruction = date_depot + delai

Note :

Pendant l’envoi du courrier de la consultation l’incomplétude du dossier est détectée, cela entraine une modification de l’état et envoi du courrier de notification de l’incomplétude.

• envoi d’un courrier de majoration de délai pour consultation ABF

  • délai = 5
  • événement après RAR = majoration_delai_abf_ar

• envoi notification de pièces manquantes

  • état = incomplet
  • événement après RAR = incompletude_ar

Note :

Une fois le retour de l’accusé de réception du courrier de notification de l’incomplétude un événement suivant tacite sur le dossier d’instruction est défini.

• Retour de l’AR incomplétude

  • état = incomplétude notifiée
  • date de complétude = NULL
  • délai = 3
  • date limite d’instruction = date_evenement + delai
  • événement suivant tacite = rejet tacite

  Astuce

  À ce moment de l’instruction des événements d’instruction peuvent être ajoutés. Malgré que les délais de l’instruction soient suspendus, ils sont sauvegardés et peuvent être mis à jour.

Note :

À ce moment le dossier d’instruction passe à l’état « incomplet », l’état précédent est sauvegardé pour qu’il soit mis à jour et qu’il soit retrouvé à la sortie de l’incomplétude.

• Retour de l’AR de majoration de délai consultation ABF

  • état = incompletude notifiée
  • date limite d’instruction : non modifié car en incomplétude
  • délai = archive_delai + 5 (5 mois est le délai de majoration_délai_abf)
  • événement suivant tacite = refus tacite

Note :

Cet événement d’instruction correspond à la sortie de l’état d’incomplétude : les délais, dates limites, état et événement suivant tacite définis avant et pendant l’incomplétude sont de nouveau actifs. Un événement avec avis permet aussi de sortir d’incomplétude.

• Dépôt de pièces complémentaires (événement = depot_pieces_complementaires)

  • date de dernier dépôt = date_evenement
  • état = en cours
  • date de complétude = date_evenement
  • date de notification délai = date_depot + 1
  • date de limite de complétude = NULL
  • date limite de l’instruction = date_evenement + delai (le délai majoré de 3 mois du délai initial + 5 mois de majoration -> 8 mois)
  • événement suivant tacite = accord tacite

8.4.5.2. Configuration de l’incomplétude

8.4.5.2.1. Saisie des événements

(Paramétrage Dossiers ‣ Workflows ‣ Événements)

• notification de pièces manquantes :

  • type = incomplétude
  • état = dossier incomplet
  • événement après RAR = incomplétude après accusé de réception

• incomplétude après accusé de réception :

  • type = incomplétude
  • état = incomplétude notifiée
  • action = instruction suspendue, dossier incomplet
  • délai = 3
  • événement suivant tacite = rejet tacite

• dépôt de pièces complémentaires :

  • type = retour de pièces : ce type d’événement sort le dossier d’incomplétude

• rejet tacite

  • accord tacite = Non : permet de ne pas ré-executer l’événement suivant tacite du dossier d’instruction
  • l’avis doit être défini dans l’action correspondante

8.4.5.2.2. Saisie de l’action

(Paramétrage Dossiers ‣ Workflows ‣ Action)

• instruction suspendue, dossier incomplet :

  • règle état = etat
  • règle date limite d’incomplétude = date_evenement + delai
  • règle délai d’incomplétude = delai

8.4.6. Gestion de la majoration de délai

8.4.6.1. Le principe

Pour la consultation de certains services, l’instructeur a besoin de prolonger le délai d’instruction.

Exemple de déroulement :

Note :

État initial : les délais, date limite d’instruction, état et événement suivant tacite sont initialisés en fonction de l’action choisie pour ce type d’événement.

• dépôt de dossier PCI initial le 01/01/2013

  • délai d’instruction = 3
  • date limite de complétude = date_depot + 1
  • événement tacite = accord tacite
  • date limite d’instruction = date_depot + delai

• envoi d’un courrier de majoration de délai pour consultation ABF

  • type = majoration_delai
  • délai = 6
  • événement après RAR = majoration_delai_abf_ar

• Retour de l’AR de majoration de délai consultation ABF

  • date limite d’instruction : archive_date_dernier_depot + delai
  • délai = archive_delai + 6 (6 mois est le délai de majoration_délai_abf)
  • événement suivant tacite = accord tacite

8.4.6.2. Configuration de la majoration

8.4.6.2.1. Saisie des événements

(Paramétrage Dossiers ‣ Workflows ‣ Événements)

• Majoration de délai :

  • type = majoration_delai
  • délai = 6
  • accord tacite = oui
  • événement après RAR = majoration de délai après accusé de réception

• Majoration de délai après accusé de réception :

  • retour = oui
  • action = modifier le délai d’instruction
  • délai = 6
  • accord tacite = oui
  • événement suivant tacite = accord tacite

• Accord tacite

  • action = accepter un dossier tacitement
  • état = accepté tacite
  • accord tacite = Oui
  • avis = accord tacite

8.4.6.2.2. Saisie des actions

(Paramétrage Dossiers ‣ Workflows ‣ Action)

• Modifier le délai d’instruction :

  • règle délai = delai
  • règle accord tacite = accord_tacite
  • règle date_limite = archive_date_dernier_depot + delai

• Accepter un dossier tacitement :

  • règle etat = etat
  • règle avis = avis_decision
  • règle date_validite = date_evenement + duree_validite
  • règle date_decision = date_evenement

8.4.7. Les avis

(Paramétrage Dossiers ‣ Workflows ‣ Avis Décision)

8.4.7.1. Le principe

L’avis est un texte décrivant l’avis donné (par exemple « Favorable avec réserves »).

8.4.7.2. Saisir un avis

Les informations à saisir sont :

• libellé : texte affiché dans l’interface lors du choix d’un avis.
• type d’avis : permet de catégoriser l’avis (« favorable », « défavorable » ou « annulation »).
• sitadel : permet d’associer à cet avis un code pour les statistiques SITADEL.
• sitadel_motif : permet d’associer à cet avis un code pour les statistiques SITADEL.

8.4.8. La bible

(Paramétrage Dossiers ‣ Workflows ‣ Bible)

8.4.8.1. Le principe

La bible regroupe des phrases prédéfinies, qui permettent de remplir les **compléments** d’instructions.

8.4.8.2. Création d’une bible

Les paramètres pour créer une bible sont :

• libellé : texte affiché dans l’interface lors du choix de bible.
• événement : l’événement d’instruction sur lequel la bible va s’appliquer si on ne le remplit pas alors il s’appliquera à tous les événements.
• contenu : le texte qui va être ajouté.
• complement : le numéro du complement visé.
• automatique : permet d’ajouter cette bible directement via le bouton automatique sur l”événément.

8.5. Les éditions

8.5.1. Les états et lettres types

(Paramétrage Dossiers ‣ Éditions ‣ État) (Paramétrage Dossiers ‣ Éditions ‣ Lettre Type)

8.5.1.1. Paramétrage des informations générales de l’édition

Les informations d”édition à saisir sont :

• id : identifiant de l’état/lettre type.
• libellé : libellé affiché dans l’application lors de la sélection d’une édition.
• actif : permet de définir si l’édition est active ou non.

Note

Les champs id et libellé sont obligatoires, les id actif sont uniques.

Les champs de paramètres généraux de l’édition à saisir sont :

• orientation : orientation de l’édition (portrait/paysage).
• format : format de l’édition (A4/A3).
• logo : sélection du logo depuis la table des logos configurés.
• logo haut/gauche : position du coin haut/gauche du logo par rapport au coin haut/gauche de l’édition.
• Marge gauche : marge gauche de l’édition
• Marge haut : marge haute de l’édition
• Marge droite : marge droite de l’édition
• Marge bas : marge basse de l’édition

8.5.1.2. Paramétrage du titre de l’édition.

• titre : éditeur riche permettant une mise en page complexe.

8.5.1.2.1. Paramètres du titre de l’édition.

Positionnement :

• titre gauche : positionnement du titre par rapport à la marge gauche de l’édition.
• titre haut : positionnement du titre par rapport à la marge haute de l’édition.
• largeur de titre : taille de la largeur du titre.
• hauteur : hauteur minimum du titre.

Bordure :

• bordure : Affichage ou non d’une bordure.

8.5.1.2.2. Paramétrage du corps de l’édition.

• corps : éditeur riche permettant une mise en page complexe.

Note

Il est possible d’ajouter les sous-états paramétrés via le menu Insérer-> Sous-états, un sous-état de chaque type peut être affiché.

Vous pouvez également transformer en code-barres une sélection en cliquant sur l’icône correspondante ; de la même façon il est possible de mettre en majuscule une sélection (champ de fusion).

Enfin, lorsque le curseur de saisie se situe dans un tableau, l’icône du fichier découpé permet de le rendre sécable/insécable.

8.5.1.2.3. Paramétrage des champs de fusions de l’édition

• SQL : sélection d’un jeu de champs de fusion.

• Police personnalisée : sélection de la police des sous-états.
• Couleur texte : sélection de la couleur du texte des sous-états.

8.5.1.2.4. Paramétrage des tableaux des éditions

• Créer un tableau :

Choisir le nombre de lignes et de colonnes du tableau.

Note

Il faut bien placer le curseur dans une des cellules du tableau que l’on souhaite paramétrer. Idem pour le paramétrage des lignes et colonnes.

• Paramétrage générale du tableau :

  • Largeur :

  Ce champ sert à indiquer la largeur du tableau en % (UNIQUEMENT) par rapport à la largeur du PDF.

  Par exemple, si le PDF fait une largeur de 30 cm et que la lageur du tableau est de 10%, le tableau fera 3 cm de largeur sur le PDF.

  • Hauteur :

  Ce champ sert à indiquer la hauteur du tableau en % (UNIQUEMENT) par rapport à la hauteur du PDF.

  Par exemple, si le PDF fait une hauteur de 50 cm et que la hauteur du tableau est de 25%, le tableau fera 12.5 cm de hauteur sur le PDF.

  • Espacement inter-cellules :

  Espacement entre les cellules. En pixel.

  • Espace interne cellule :

  Espacement entre les bords de la cellule et son contenu. En pixel.

  • Bordure :

  Epaisseur des bordures du tableau. En pixel.

  • Titre :

  Lorsque cette case est cochée, elle permet de rajouter un titre au tableau.

  • Alignement :

  Permet de choisir le type d’alignement du texte dans le tableau. Valeurs possibles : n/a (aucun), Gauche, Centré, Droite.

• Supprimer un tableau

• Paramétrage des cellules :

  • Largeur :

  Ce champ sert à indiquer la largeur de la colonne en % (UNIQUEMENT) par rapport à la largeur du tableau.

  Par exemple, si le tableau fait une largeur de 30 cm et que la largeur de la colonne est de 10%, la colonne fera 3 cm de largeur.

  • Hauteur :

  Ce champ sert à indiquer la hauteur de la colonne en % (UNIQUEMENT) par rapport à la hauteur du tableau.

  Par exemple, si le tableau fait une hauteur de 50 cm et que la hauteur de la colonne est de 25%, la colonne fera 12.5 cm de hauteur.

  • Type de cellule :

  Permet de définir si c’est une cellule « normale » ou une cellule qui va servir d’en-tête dans le tableau. Valeurs possibles : Cellule, Cellule d’en-tête.

  • Étendue :

  Paramètre sur quoi doivent s’appliquer les paramètres renseignés. Valeurs possibles : n/a (aucun), Ligne, Colonne, Groupe de lignes, Groupe de colonnes.

  • Alignement :

  Permet de choisir le type d’alignement du texte dans la cellule. Valeurs possibles : n/a (aucun), Gauche, Centré, Droite.

• Fusionner des cellules :

En sélectionnant les cellules à fusionner et en cliquant sur Tableau → Cellule → Fusionner les cellules les cellules seront fusionnées.

Si aucune cellule n’est sélectionnée, un menu apparaît :

• Colonnes :

Nombre de colonnes qui vont être fusionnées à partir de la cellule dans laquelle le curseur est positionné.

• Lignes :

Nombre de lignes qui vont être fusionnées à partir de la cellule dans laquelle le curseur est positionné.

• Diviser les cellules :

Divise la cellule dans laquelle le curseur est positionné si elle avait été fusionnée avant.

• Paramétrage des lignes :

  • Type de ligne :

  Permlet de définir le type de la ligne. Valeurs possibles : En-tête, Corps, Pied.

  • Alignement :

  Permet de choisir le type d’alignement du texte dans la ligne. Valeurs possibles : n/a (aucun), Gauche, Centré, Droite.

  • Hauteur :

  Ce champ sert à indiquer la hauteur de la ligne en % (UNIQUEMENT) par rapport à la hauteur du tableau.

  Par exemple, si le tableau fait une hauteur de 50 cm et que la hauteur de la ligne est de 25%, la ligne fera 12.5 cm de hauteur.

• Insérer une ligne :

Permet d’insérer une ligne avant ou après la ligne sur laquelle le curseur est positionné.

• Éffacer une ligne :

Supprimer la ligne sur laquelle le curseur est positionné.

• Couper une ligne :

Coupe la ligne sur laquelle le curseur est positionné.

• Copier une ligne :

Copie la ligne sur laquelle le curseur est positionné.

• Coller une ligne :

Colle la ligne qui avait été copiée/coupée avant ou après la ligne sur laquelle le curseur est positionné.

• Insérer une colonne :

Insère une colonne avant ou après la colonne sur laquelle le curseur est positionné.

• Effacer une colonne :

Supprime la colonne sur laquelle le curseur est positionné.

8.5.1.2.5. Paramétrage des code-barres des éditions

Saisir le champ de fusion

Sélectionner le champ de fusion

Cliquer sur le bouton de génération du code-barres puis valider le formulaire pour enregistrer les changements

8.5.1.2.6. Ajout de paramètre spécifique dans l’édition

Il est possible d’ajouter des paramètres spécifques dans les éditions. Pour cela, il faut ajouter un paramètre à l’application.

(Administration ‣ Paramètre)

Note :

Le paramètre ne doit pas commencer par option_, ged_, erp_, sig_ ou id_.

Afin que le paramètre s’affiche dans l’édition, il faut l’ajouter précédé d’un &.

Par exemple, le paramètre se nommant mail_contact s’utilisera comme ceci :

8.5.1.2.7. Paramétrage des contraintes dans les éditions

Pour afficher les contraintes du dossier, il faut saisir une variable de remplacement :

• &contraintes : Affiche toutes les contraintes.
• &contraintes(liste_groupe=g1,g2…;liste_ssgroupe=sg1,sg2…;service_consulte=t;affichage_sans_arborescence=t) : Toutes les options sont optionnelles. Les options liste_groupe et liste_ssgroupe peuvent contenir une valeur unique ou plusieurs valeurs separées par une virgule, sans espace. Chaque valeur est un texte qui va être recherché dans le nom de groupe ou de sous-groupe en fonction du critère.

Par exemple :

• &contrainte :

  liste de toutes les contraintes du dossier.

• &contrainte(groupe=zonage,servitudes)

  liste de toutes les contraintes de groupe “zonage” ou “servitudes”.

L’option service_consulte permet d’ajouter une condition sur le champ du même nom. Elle peut prendre t (Oui) ou f (Non) comme valeur.

La dernière option affichage_sans_arborescence permet d’avoir la liste des contraintes sans affichage des groupes, sous-groupes, et puces. Elle peut prendre t (Oui) ou f (Non) comme valeur.

8.5.2. Les logos

(Paramétrage Dossiers ‣ Éditions ‣ Logo)

8.5.2.1. Le principe

Ce menu permet de paramétrer les logos affichés sur les éditions. Dans le cas d’un paramétrage multi-commune, les logos de chaque commune, ainsi que celui de la communauté, doivent avoir le même identifiant (Id). Cela permet aux éditions d’un dossier d’instruction de récupèrer le logo de la collectivité.

8.5.2.2. Paramétrage d’un logo

Les informations d’un logo sont :

• Id : Identifiant du logo.
• Libellé : Texte affiché quand le logo est appliqué à une édition.
• Description : Description du logo affichée lors de la sélection d’un logo depuis une lettre type ou un état.
• Fichier : Sélection du fichier image contenant le logo.
• Résolution : Résolution de l’image lors de son affichage sur une édition.
• Actif : Rend le logo disponible ou non depuis les lettres types et états.

8.5.2.3. Copie d’un logo

L’action copier disponible depuis le portlet d’actions contextuelles de chaque logo, permet de dupliquer un logo afin de pré-remplir les différents champs de celui-ci.