3. Instruction

3.1. Dossiers d’instruction

(Instruction ‣ Dossiers D’instruction)

Cette rubrique propose des sous-menus qui ouvrent des tableaux permettant d’accéder à tout ou une partie (filtre par statut) des dossiers d’instruction :

• les encours de l’utilisateur connecté ;
• tous les encours ;
• les clôturés de l’utilisateur connecté ;
• tous les clôturés ;
• tous les dossiers via Recherche.

3.1.1. Visualisation des dossiers d’instruction

Depuis le fieldset des pétitionnaires :

• si l’option d’accès au portail citoyen détaillée dans cette rubrique est activée, le champ clé d’accès au portail citoyen affiche le code d’accès nécessaire au pétitionnaire pour accèder à la visualisation de son autorisation depuis le portail citoyen.

3.1.2. Représentation des contentieux

Dans le fieldset Enjeu :

• Le champ contentieux indique si au moins un dossier en cours Infraction ou Recours concerne une ou plusieurs parcelles du dossier. Le cas échéant le champ contiendra respectivement RE en orange et IN en rouge.

3.1.3. Indicateur de dépôt électronique

Dans le fieldset Dossier d’instruction :

• Devant le champ demandeur, la présence du pictogramme de dépôt électronique indique que le dossier a été déposé électroniquement.

3.1.4. Transmission à Plat’AU

Lorsque le type de dossier d’autorisation détaillé est transmissible à Plat’AU (voir le paramétrage des types de dossier d’autorisation détaillés pour savoir quelle case il faut cocher) et que les champs requis pour transmettre les informations à Plat’AU ne sont pas totalement saisie, un message de couleur jaune est présent dans la fiche du dossier d’instruction. Ce message contient un lien cliquable nommé “Champs requis” qui, si on clique dessus, affiche les champs qui ne sont pas encore saisis sous forme de liste.

Lors de la modification du dossier d’instruction les champs requis pour la transmission à Plat’AU sont encadrés en pointillé jaune.

3.1.5. Indicateur de parcelle temporaire

Dans le fieldset Localisation :

• Le champ Parcelle temporaire, indique qu’au moins une parcelle temporaire a été renseignée dans les références cadastrales saisies.

3.1.6. Définition d’un dossier d’instruction non instruit

Un dossier d’instruction est définit comme non instruit lorsque :

• les instructions appliquées au dossier sont de type affichage ;
• la seule instruction appliquée qui ne soit pas de type affichage, est le recépissé.

3.2. La simulation des taxes

3.2.1. Fonctionnement général

La simulation des taxes permet, pour chaque dossier, d’obtenir une estimation :

• du montant de la Taxe d’Aménagement (TA)
• du montant de la Redevance d’Archéologie Préventive (RAP)

3.2.1.1. Taxe d’Aménagement

La TA est constituée de trois parties : la part communale, la part départementale et la part régionale. Pour chacune d’entre-elles, deux montants sont proposés :

• le montant de la part liquidé (calcul de base minoré des abattements et des exonérations) ;
• le montant de la part liquidé avant exonération (calcul de base minoré des abattements, exonérations non-appliquées).

Un total des trois parts avec et sans exonération est également proposé.

Important

La part régionale concerne seulement les collectivités se situant en Île-de-France (case à cocher au niveau du paramétrage des taxes).

3.2.1.2. Redevance d’Archéologie Préventive

La RAP se fait sur la globalité de l’autorisation et propose seulement deux montants :

• le montant de la part liquidé (calcul de base minoré des abattements et des exonérations) ;
• le montant de la part liquidé avant exonération (calcul de base minoré des abattements, exonérations non-appliquées).

3.2.1.3. Calcul

Le calcul de base et des abattements se fait automatiquement en fonction les valeurs saisies dans les données techniques (CERFA) du dossier d’instruction. En renvanche, le calcul des montants des exonérations ne peut pas être automatisé : les montants doivent être saisis manuellement.

3.2.1.4. Résultats

Les différents montants issus du simulateur sont présentés sous la forme d’une zone Simulation de taxes sur la vue de synthèse du DI.

3.2.1.5. Restrictions

La simulation des taxes est possible seulement si les points suivants sont respectés :

• le paramétrage des taxes pour la collectivité du dossier d’instruction doit être complété ;
• le secteur communal du dossier d’instruction doit être sélectionné ;
• le type d’autorisation du dossier d’instruction doit comporter les données techniques (CERFA) nécessaires au calcul des taxes (pour la TA et pour la RAP) ;
• l’utilisateur doit avoir la permission de voir ces informations ;
• l’option option_simulation_taxes doit être activée sur la collectivité du dossier d’instruction ;

Le non-respect de ses points pourra entrainer des résultats vides ou à zéro, l’absence de la zone Simulation de taxes sur la vue de synthèse du DI, etc.

3.2.1.6. Gestion du Secteur communal

Concernant le secteur communal du dossier d’instruction, celui-ci est sélectionné automatiquement à l’ajout d’une demande si la collectivité possède un seul secteur paramétré (il peut y avoir jusqu’à 20 secteurs par collectivité, voir le paramétrage des taxes). Si plusieurs sont paramétrés, chacun d’entre-eux est sélectionnable lors de la modification du dossier d’instruction : il faut alors le choisir manuellement à la modification du DI.

3.2.1.7. Champs de fusion

Des champs de fusion permettant d’utiliser les montants calculés sont disponibles pour être utilisés dans les éditions.

Le détail est disponible dans l’aide à la saise des lettres-type.

Important

Ce sont les montants avec exonération qui sont récupérés comme champ de fusion dans les éditions.

3.2.1.8. Déclencheurs et mises à jour

Les montants de la simulation de taxe sont calculés automatiquement :

• à la validation des données techniques (CERFA) ;
• lorsque le secteur communal du dossier d’instruction est modifié.

Dans le cas où le calcul ne peut pas se faire, par manque d’information dans les données techniques (CERFA) par exemple, les valeurs des montants seront vides. Dans le cas où l’option est activée a posteriori, l’existant n’est pas recalculé automatiquement. Une mise à jour par l’un des deux déclencheurs mentionnés précédement devra être effectuée sur les dossiers souhaités.

3.2.2. La taxe d’aménagement (TA)

Le simulateur effectue le calcul de base ainsi que les abattements possibles automatiquement. Les exonérations ne sont pas calculées par l’application, il revient à l’utilisateur d’en saisir le montant dans les données techniques (CERFA).

3.2.2.1. Source de données pour le calcul de base

La liste ci-dessous présente les données techniques (CERFA) utilisées pour le calcul de base de la TA :

• tax_surf_tot_cstr → Surface taxable totale créée de la ou des construction(s), hormis les surfaces de stationnement closes et couvertes (en m²) ;
• tax_empl_ten_carav_mobil_nb_cr → Nombre d’emplacements de tentes, de caravanes et de résidences mobiles de loisirs ;
• tax_empl_hll_nb_cr → Nombre d’emplacements pour les habitations légères de loisirs ;
• tax_sup_bass_pisc_cr → Superficie du bassin de la piscine ;
• tax_eol_haut_nb_cr → Nombre d’éoliennes dont la hauteur est supérieure à 12 m ;
• tax_pann_volt_sup_cr → Superficie des panneaux photovoltaïques posés au sol ;
• tax_am_statio_ext_cr → Nombre de places de stationnement non couvertes ou non closes.

3.2.2.2. Abattements

Constructions pour lesquelles un abattement de 50% s’applique sur la valeur forfaitaire :

1. les locaux d’habitation et d’hébergement aidés (hors PLAI ou LLTS) ;

2. les 100 premiers mètres carrés des locaux à usage d’habitation principale ;

3. les locaux à usage industriel et leurs annexes ;

4. les locaux à usage artisanal et leurs annexes ;

5. les entrepôts et hangars non ouverts au public faisant l’objet d’une exploitation commerciale ;

6. les parcs de stationnement couverts faisant l’objet d’une exploitation commerciale.

   Important

   Les abattements 1 et 2 ne sont pas cumulables d’après l’article L331-12 du code de l’urbanisme (depuis le 1 janvier 2011).

La liste ci-dessous présente les données techniques (CERFA) utilisées pour le calcul des abattements de la TA (pour tous les champs issus d’un tableau, la valeur est récupérée de la colonne Surfaces créées hormis les surfaces de stationnement closes et couvertes) :

• tax_su_princ_surf4 → Tableau « Locaux à usage d’habitation principale et leurs annexes » et ligne « Bénéficiant d’un prêt a taux zéro plus (PTZ+) » ;

• tax_su_princ_surf3 → Tableau « Locaux à usage d’habitation principale et leurs annexes » et ligne « Bénéficiant d’autres prêts aides (PLUS, LES, PSLA, PLS, LLS) » ;

• tax_su_heber_surf3 → Tableau « Locaux à usage d’hébergement et leurs annexes » et ligne « Bénéficiant d’autres prêts aidés » ;

• tax_su_princ_surf1 → Tableau « Locaux à usage d’habitation principale et leurs annexes » et ligne « Ne bénéficiant pas de prêt aidé » ;

• tax_su_princ_surf2 → Tableau « Locaux à usage d’habitation principale et leurs annexes » et ligne « Bénéficiant d’un PLAI ou LLTS » ;

• tax_su_non_habit_surf2 → Tableau « Création ou extension de locaux non destinés à l’habitation » et ligne « Locaux industriels et leurs annexes » ;

• tax_su_non_habit_surf3 → Tableau « Création ou extension de locaux non destinés à l’habitation » et ligne « Locaux artisanaux et leurs annexes » ;

• tax_su_non_habit_surf4 → Tableau « Création ou extension de locaux non destinés à l’habitation » et ligne « Entrepôts et hangars faisant l’objet d’une exploitation commerciale et non ouverts au public » ;

• tax_su_parc_statio_expl_comm_surf → Parcs de stationnement couverts faisant l’objet d’une exploitation commerciale.

  Important

  Si ces champs ne sont pas renseignés, les abattements ne seront pas pris en compte dans le calcul.

3.2.2.3. Exonérations

La liste ci-dessous présente les données techniques (CERFA) utilisées pour le calcul de l’exonération de la TA :

• mtn_exo_ta_part_commu → Montant de l’exonération de la part communale ;
• mtn_exo_ta_part_depart → Montant de l’exonération de la part départementale ;
• mtn_exo_ta_part_reg → Montant de l’exonération de la part régionale.

Les exonérations de plein droit et facultatives peuvent être sélectionnées depuis les données techniques (CERFA), mais le sont seulement à caractère informatif.

3.2.2.4. Identification visuelle sur les formulaires

Ces données sont accessibles depuis la zone de champ Déclaration des éléments nécessaires au calcul des impositions des données techniques (CERFA). Les champs identifiés en rouge correspondent aux données présentées ci-dessus.

3.2.2.5. Formule de calcul

Détail du calcul de base (noté A) de la TA (les valeurs forfaitaires sont récupérées depuis le paramétrage des taxes))

[tax_surf_tot_cstr] * valeur forfaitaire par surface de construction
+ [tax_empl_ten_carav_mobil_nb_cr] * valeur forfaitaire par emplacement de tente, caravane ou résidence mobile de loisirs
+ [tax_empl_hll_nb_cr] * valeur forfaitaire par emplacement d'habitation légère de loisirs
+ [tax_sup_bass_pisc_cr] * valeur forfaitaire par surface de pisicine
+ [tax_eol_haut_nb_cr] * valeur forfaitaire par éolienne
+ [tax_pann_volt_sup_cr] * valeur forfaitaire par surface de panneau photovoltaïque
+ [tax_am_statio_ext_cr] * valeur forfaitaire par parking extérieur

Détail du calcul des abattements à 50% (noté B) de la TA

([tax_su_princ_surf4] + [tax_su_princ_surf3] + [tax_su_heber_surf3]) * (valeur forfaitaire par surface de construction / 2)
+ (SI [tax_su_princ_surf1] + [tax_su_princ_surf2] > 100 ALORS 100 SINON somme des deux champs) * (valeur forfaitaire par surface de construction / 2)
+ ([tax_su_non_habit_surf2] * (valeur forfaitaire par surface de construction / 2)
+ [tax_su_non_habit_surf3] * (valeur forfaitaire par surface de construction / 2)
+ [tax_su_non_habit_surf4] * (valeur forfaitaire par surface de construction / 2)
+ [tax_su_parc_statio_expl_comm_surf] * (valeur forfaitaire par surface de construction / 2)

Pour chacune des parts (communale, départementale et régionale) deux résultats sont présentés (les taux sont récupérés depuis le paramétrage des taxes)) :

• le premier résultat est

  (A - B) * Taux de le part - le montant de l'exonération de la part
  

• le second résultat affiche le calcul sans l’exonération.

3.2.3. La redevance d’archéologie préventive (RAP)

La même méthode de calcul que celle de la TA est utilisée pour calculer la RAP.

3.2.3.1. Source de données pour le calcul de base

La liste ci-dessous présente les données techniques (CERFA) utilisées pour le calcul de base de la RAP :

• tax_surf_loc_arch → Profondeur du(des) terrassement(s) au titre des locaux (en mètre) ;
• tax_surf_tot_cstr → Surface taxable totale créée de la ou des construction(s), hormis les surfaces de stationnement closes et couvertes (en m²) ;
• tax_empl_ten_carav_mobil_nb_arch → Profondeur du(des) terrassement(s) au titre des emplacements de tentes, de caravanes et de résidences mobiles de loisirs (en mètre) ;
• tax_empl_ten_carav_mobil_nb_cr → Nombre d’emplacements de tentes, de caravanes et de résidences mobiles de loisirs ;
• tax_empl_hll_nb_arch → Profondeur du(des) terrassement(s) au titre des emplacements pour les habitations légères de loisirs (en mètre) ;
• tax_empl_hll_nb_cr → Nombre d’emplacements pour les habitations légères de loisirs ;
• tax_surf_pisc_arch → Profondeur du(des) terrassement(s) au titre de la piscine (en mètre) ;
• tax_sup_bass_pisc_cr → Superficie du bassin de la piscine ;
• tax_am_statio_ext_arch → Profondeur du(des) terrassement(s) au titre des emplacements de stationnement (en mètre) ;
• tax_am_statio_ext_cr → Nombre de places de stationnement non couvertes ou non closes.

3.2.3.2. Abattements

Constructions pour lesquelles un abattement à 50% s’applique sur la valeur forfaitaire pour les 100 premiers m² :

1. local d’habitation constituant une résidence principale ;

2. locaux d’habitation et d’hébergement, ainsi que leurs annexes, édifiés à l’aide d’un prêt locatif à usage social (PLUS), un prêt locatif social (PLS) ou un prêt social de location-accession (PSLA) ;

3. constructions abritant des activités économiques.

   Important

   Les abattements 1 et 2 ne sont pas cumulables.

La liste ci-dessous présente les données techniques (CERFA) utilisées pour le calcul des abattements de la RAP (pour tous les champs issus d’un tableau la valeur est récupérée de la colonne Surfaces créées hormis les surfaces de stationnement closes et couvertes) :

• tax_su_princ_surf4 → Tableau « Locaux à usage d’habitation principale et leurs annexes » et ligne « Bénéficiant d’un prêt a taux zéro plus (PTZ+) » ;

• tax_su_princ_surf3 → Tableau « Locaux à usage d’habitation principale et leurs annexes » et ligne « Bénéficiant d’autres prêts aides (PLUS, LES, PSLA, PLS, LLS) » ;

• tax_su_heber_surf3 → Tableau « Locaux à usage d’hébergement et leurs annexes » et ligne « Bénéficiant d’autres prêts aidés » ;

• tax_su_princ_surf1 → Tableau « Locaux à usage d’habitation principale et leurs annexes » et ligne « Ne bénéficiant pas de prêt aidé » ;

• tax_su_princ_surf2 → Tableau « Locaux à usage d’habitation principale et leurs annexes » et ligne « Bénéficiant d’un PLAI ou LLTS » ;

• tax_su_non_habit_surf2 → Tableau « Création ou extension de locaux non destinés à l’habitation » et ligne « Locaux industriels et leurs annexes » ;

• tax_su_non_habit_surf3 → Tableau « Création ou extension de locaux non destinés à l’habitation » et ligne « Locaux artisanaux et leurs annexes » ;

• tax_su_non_habit_surf4 → Tableau « Création ou extension de locaux non destinés à l’habitation » et ligne « Entrepôts et hangars faisant l’objet d’une exploitation commerciale et non ouverts au public » ;

• tax_su_parc_statio_expl_comm_surf → Parcs de stationnement couverts faisant l’objet d’une exploitation commerciale.

  Important

  Si ces champs ne sont pas renseignés, les abattements ne seront pas pris en compte dans le calcul.

3.2.3.3. Exonérations

La liste ci-dessous présente les données techniques (CERFA) utilisées pour le calcul de l’exonération de la RAP :

• mtn_exo_rap → Montant de l’exonération.

Les exonérations peuvent être sélectionnées depuis les données techniques (CERFA) mais seulement à caractère informatif.

3.2.3.4. Identification visuelle sur les formulaires

Ces données sont accessibles depuis la zone de champ Déclaration des éléments nécessaires au calcul des impositions des données techniques (CERFA). Les champs identifiés en rouge correspondent aux données présentées ci-dessus.

3.2.3.5. Formule de calcul

Détail du calcul de base (noté A) de la RAP (les valeurs forfaitaires sont récupérés depuis le paramétrage des taxes)

SI [tax_surf_loc_arch] > 0.5 ALORS [tax_surf_tot_cstr] * valeur forfaitaire par surface de construction SINON 0
+ SI [tax_empl_ten_carav_mobil_nb_arch] > 0.5 ALORS [tax_empl_ten_carav_mobil_nb_cr] * valeur forfaitaire par emplacement de tente, caravane ou résidence mobile de loisirs SINON 0
+ SI [tax_empl_hll_nb_arch] > 0.5 ALORS [tax_empl_hll_nb_cr] * valeur forfaitaire par emplacement d'habitation légère de loisirs SINON 0
+ SI [tax_surf_pisc_arch] > 0.5 ALORS [tax_sup_bass_pisc_cr] * valeur forfaitaire par surface de pisicine SINON 0
+ SI [tax_am_statio_ext_arch] > 0.5 ALORS [tax_am_statio_ext_cr] * valeur forfaitaire par parking extérieur SINON 0

Détail du calcul des abattements à 50% (noté B) de la RAP, qui ne s’applique que si [tax_empl_ten_carav_mobil_nb_arch] > 0

(SI [tax_su_princ_surf4] + [tax_su_princ_surf3] + tax_su_heber_surf3 > 100 ALORS 100 SINON somme des trois champs) * (valeur forfaitaire par surface de construction / 2)
+ (SI [tax_su_princ_surf1] + [tax_su_princ_surf2] > 100 ALORS 100 SINON somme des deux champs) * (valeur forfaitaire par surface de construction / 2)
+ (SI [tax_su_non_habit_surf2] + [tax_su_non_habit_surf3] + [tax_su_non_habit_surf4] + [tax_su_parc_statio_expl_comm_surf] > 100 ALORS 100 SINON somme des quatre champs) * (valeur forfaitaire par surface de construction / 2)

Deux résultats sont générés (le taux est récupéré depuis le paramétrage des taxes)) :

• le premier résultat est

  (A - B) * Taux de le RAP - le montant de l'exonération
  

• le second résultat affiche le calcul sans l’exonération.

3.3. Actions

3.3.1. Modifier la date de dépôt et la date de dépôt en mairie

Dans le contexte de la modification d’un dossier d’instruction on peut modifier la date de dépôt.

• Disponible s’il n’y a qu’un événement d’instruction sur le dossier et s’il s’agit du récépissé de la demande (les événements de type affichage ne sont pas pris en compte).
• La modification s’éffectue uniquement si l’année reste inchangée.
• Si avant la modification, la date du dernier dépôt était celle du dépôt alors sa valeur est aussi modifiée.

Lorsque l’option d’affichage de la date de dépôt en mairie est activée, il est aussi possible de modifier cette date dans le dossier d’instruction sous les mêmes conditions que la date de dépôt.

3.3.2. Modifier la date d’affichage

Dans le contexte de la modification d’un dossier d’instruction on peut modifier la date d’affichage à condition d’avoir la permission.

Note

La date d’affichage, une fois renseignée, n’est plus modifiée par le traitement des événements d’instruction possédant la règle pour changer cette date.

3.3.3. Attestation d’affichage

Cette action est un raccourcis qui permet de consulter le document PDF de la dernière édition finalisée d’affichage règlementaire.

3.3.4. Régénérer le récépissé

Cette action du dossier d’instruction permet de regénèrer l’événement d’instruction du récépissé de la demande et affiche un lien pour le télécharger.

L’action est disponible lorsque :

• le profil de l’utilisateur possède la permission spécifique d’utiliser cette action ;
• le dossier d’instruction est considéré comme :ref:`non instruit<instruction_definition_non_instruit>` ;

3.3.5. Rapport d’instruction

Le rapport d’instruction est utilisé comme un document de travail par l’instructeur. Il peut être imprimé à plusieurs étapes de la vie du dossier (présenté à une commission par exemple).

Ce document est composé d’un en-tête avec des informations générales sur le dossier, puis des blocs de texte et de l’option suivante :

• L’analyse réglementaire : ce champ contient le corps de l’analyse de l’instructeur, il est fait pour être mis à jour tout au long de l’instruction.
• La description du projet : cette zone de texte qui est pré-remplie avec la valeur de la nature des travaux.
• Le complément : ce champ de texte permet d’apporter des informations complémentaires, sous la forme d’un texte libre.
• La proposition de décision : une liste à choix de propositions.

Une fois le rapport enregistré, il est possible de sortir une édition PDF contenant ces informations à partir du modèle de l’état Rapport d’instruction.

Note

La valeur par défaut du champ d’analyse réglementaire est définie dans le paramètre rapport_instruction_analyse_reglementaire. Les options de proposition disponibles sont choisies dans le paramètre rapport_instruction_proposition_decision.

3.3.6. Générer la clé d’accès au portail citoyen

Si l’option d’accès au portail citoyen détaillée dans cette rubrique n’est pas activée lors de la création du dossier, alors celui-ci n’a pas de clé d’accès au portail citoyen. Cette action permet de générer une clé d’accès, qui permettra au demandeur de suivre l’avancement de sa demande via le portail citoyen. Pour que l’action soit disponible il faut que le dossier ne soit pas clôturé, et qu’il ait la même division que celle de l’utilisateur si celui-ci est un instructeur.

3.3.7. Régénérer la clé d’accès au portail citoyen

L’action génère une nouvelle clé d’accès qui écrase l’ancienne, ce qui la rend inutilisable. Cette action n’est disponible que pour les administrateurs et demande une confirmation de la part de l’utilisateur.

3.3.8. Supprimer le dossier d’instruction

L’action de suppression n’est disponible que sous plusieurs conditions :

• l’option option_suppression_dossier_instruction est activée ;
• le profil de l’utilisateur possède la permission d’utiliser cette action ;
• le dossier d’instruction est considéré comme non instruit ;
• le dossier d’instruction est la dernière version en cours de l’autorisation ;
• dans le cas d’un dossier d’instruction ajouté sur existant, il s’agit de la dernière autorisation de sa numérotation (la numérotation se base sur le type du dossier d’autorisation, l’année, le code du département et le code de la commune).

Cette action supprimera le dossier d’instruction ainsi que tous les enregistrements liés.

Si le dossier d’instruction est un dossier initial alors le dossier d’autorisation lié est aussi supprimé, s’il s’agit d’une suppression d’un dossier d’instruction ajouté sur existant, alors le dossier d’autorisation est mis à jour.

Note

Lors de la suppression d’un dossier d’instruction lié à un contentieux, il est nécessaire de supprimer le contentieux en premier lieu.

Note

La suppression ne prend pas en compte les potentielles services tiers référencent le dossier d’instruction, voici quelques exemples :

• les fichiers stockés des enregistrements liés ;
• la référence et les liens de redirection au dossier d’instruction dans le SIG connecté ;
• il n’y a pas de message transmis au référentiel ERP pour prévenir de la suppression

3.3.9. Normaliser l’adresse

L’action ouvre une fenêtre modale depuis laquelle il est possible de saisir l’adresse à normaliser. Les résultats sont récupérés depuis la BAN (Base Adresse Nationale) grâce à l”API adresse et sont présentés sous forme de liste au-dessous du champ de l’adresse saisie.

La sélection d’une de ces adresses remplacera l’adresse saisie, il suffit de valider le formulaire en cliquant sur le bouton Normaliser l’adresse pour que celle-ci soit associée au dossier.

Dès qu’une adresse normalisée est associée à un dossier alors c’est celle-ci qui est présentée dans tous les écrans de l’application utilisant cette données, tel que la synthèse du dossier d’instruction ou encore les différents listings des dossiers d’instructions. Les exports et éditions utiliseront toujours l’adresse non normalisée qui a été saisie sur le dossier d’instruction.

En cas de modification de l’adresse sur le dossier d’instruction, l’adresse normalisée sera supprimée.

3.3.10. Envoi en signature au parapheur

Cette action permet d’envoyer le document en signature au parapheur.

Elle est disponible seulement si les conditions suivantes sont remplies :

• Il faut qu’un connecteur parapheur soit configuré
• Le signataire de l’instruction doit avoir une adresse email
• Il faut que le document d’instruction soit finalisé

Lorsque le document a été envoyé, un nouvel encadré nommé « Suivi Parapheur » apparaît sur l’interface de l’instruction. Cet encadré contient le champ « Statut » et un dépliant nommé « Historique ».

Lorsqu’on déplie « Historique », un tableau apparaît. Ce tableau contient les différentes étapes du circuit de signature effectuées.

Il existe 4 statuts de parapheur : « en cours de signature », « délai de signature expirée », « signature annulée » et « signé ».

Lorsque le document est signé ou que la signature a été annulé, il est possible d’avoir un commentaire supplémentaire. Le commentaire apparaît alors dans le champ « Commentaire » sous le champ « Statut ».

La mise à jour du statut de signature se fait automatiquement au moyen d’un webservice.

3.3.11. Annuler l’envoi en signature au parapheur

Cette action permet d’annuler l’envoi du document en signature au parapheur.

Elle est disponible seulement si les conditions suivantes sont remplies :

• Il faut qu’un connecteur parapheur soit configuré
• Dans le fichier de configuration du connecteur le paramètre permettant l’annulation du parapheur a été activé
• L’instruction est en cours de signature ou l’instruction a été signé

Lorsqu’on clique sur l’action d’annulation, l’instruction passe en statut « signature annulée ». Un commentaire est ajouté précisant la date d’annulation et que l’annulation a été faite par l’émetteur. L’annulation est aussi ajoutée dans la tableau « Historique ».

3.3.12. Envoi au contrôle de légalité

Cette action transmet la demande de contrôle de légalité au service compétent par Plat’AU. La date d’envoi au contrôle de légalité n’est donc plus modifiable manuellement et sera automatiquement renseignée dès que la demande sera traitée par Plat’AU. La date de retour du contrôle de légalité est à renseignée manuellement.

L’instruction doit respecter certaines condition pour que cette cette action soit disponible :

• l’instruction génère un document d’instuction,
• l’événement est paramétré comme transmissible au contrôle de légalité par Plat’AU,
• la date de retour signature est renseignée,
• la date d’envoi au contrôle de légalité n’est pas déjà renseigné,
• le dossier d’instruction est transmissible à Plat’AU,
• l’envoi au contrôle de légalité par Plat’AU n’a pas déjà été réalisé.

3.4. Gestion des pièces du dossier

Chaque dossier d’instruction peut avoir plusieurs documents numérisés.

3.4.1. Liste des pièces

Les pièces sont listés dans l’onglet « Pièces » et organisés par date et catégorie.

Si l’option correspondante est activée, toutes les pièces ajoutées sont automatiquement cachetées de manière numérique par :

• N° de permis : Numéro du permis auquel est rattaché la pièce.
• N° de dossier : Numéro du dossier auquel est rattaché la pièce.
• Date de dépôt : Date de création de la pièce.

On appelle cela le trouillotage numérique.

Lors du clic sur le nom de la pièce, la pièce s’ouvrira soit, en visualisation dans un nouvel onglet du navigateur, soit en téléchargement direct. Cela dépendra de la configuration de votre navigateur.

Il est possible d’ouvrir le document en visualisation dans une fenêtre modale de l’application, c’est-à-dire sans changer l’onglet du navigateur. Pour cela il suffit de cliquer sur l’action à gauche comportant une loupe. Seul les images et les pdf sont visualisable, pour les autres types de fichier l’action ne sera pas visible.

Une vignette de la pièce est également visible au survol de l’action de prévisualisation.

Pour ouvrir le formulaire de consultation de la pièce, il suffit de cliquer sur la flèche bleue à gauche ou sur le type du document à droite. Cette action est disponible seulement pour les utilisateurs ayant les droits dans le contexte d’un dossier d’instruction.

3.4.2. Ajouter une pièce

Pour ajouter une pièce, il faut cliquer sur la mention « + Ajouter une pièce ». Seuls les documents au format PDF sont autorisés.

Dans le formulaire qui apparaît tous les champs sont obligatoires :

• Fichier : Document au format PDF a stocker.
• Date de création : Date de création de la pièce. Par défaut, c’est la date de dernier dépôt.
• Type de pièces : Type de la pièce.
• Nature de pièce : Nature de la pièce.

Seulement les types de pièces étant paramétrées comme ajoutables par l’instructeur sont visibles dans cette liste pour les profils instructeur.

Note

Une fois la pièce ajoutée, son type ne sera plus modifiable. En cas d’erreur, il faut donc supprimer la pièce et la re-ajouter.

Seulement les types de pièces sans nomenclature ou ayant une nomenclature pour le type de dossier en cours seront visibles dans cette liste. Dans cette liste les noms des types de pièces sont affichés avec leur nomenclature associée.

Le type de pièce « Autre à préciser » est toujours visible dans cette liste. Si ce type de pièce est choisi un champ supplémentaire est saisissable dans le formulaire :

• Description_type : Description de la pièce ajoutée qui sera affiché dans le listing des pièces.

Si on ajoute plusieurs fois le même type de pièce avec la même date de création, les noms de fichiers seront suffixés par « -1 », « -2 », etc. Exemple : pour 3 ajouts de pièces de type Arrêté retour préfecture le 14/09/2016, les noms des pièces seront 20160914ART.pdf, 20160914ART-1.pdf, et 20160914ART-2.pdf.

Si une pièce à une nomenclature associée, c’est ce code de nomenclature qui sera utilisé dans le nom du fichier. Exemple : Pour l’ajout d’un rescrit fiscal (F2) dans un PC le 14/09/2016, le nom de pièce sera 20160914F2.pdf. Si il existe plusieurs nomenclature pour un type de dossier et un type de pièce, un seul des codes sera utilisée pour le nom du fichier.

Dans le listing des pièces, les codes des nomenclatures des pièces sont affichés devant leur nom.

3.4.3. Modifier une pièce

Pour modifier la pièce, il faut cliquer sur l’action « modifier » disponible depuis le formulaire de consultation. Pour les profils instructeur peuvent requalifier la pièce mais ne peuvent pas modifier le fichier.

La date et le type de la pièce permettant de générer le nom de la pièce, en cas de modification de ceux-ci le nom de la pièce sera régénéré.

3.4.4. Télécharger toutes les pièces

Il est possible de télécharger l’ensemble des pièces du dossier en cliquant sur le bouton correspondant :

Après avoir cliqué sur le lien un message de confirmation vous demandera de valider votre téléchargement. Les pièces seront placées dans une archive zip qui sera proposée au téléchargement.

Note

Selon le déploiement de l’application, la création de cette archive peut être longue. Si le navigateur et fermé ou que l’utilisateur poursuit la navigation, la génération de l’archve se termine mais l’archive ne sera pas proposée au téléchargement.

3.4.5. Liste des documents

Les documents sont listés dans l’onglet « Documents » et séparé en deux tableaux.

Lors du clic sur le nom d’un document d’instruction, le document s’ouvrira soit, en visualisation dans un nouvel onglet du navigateur, soit en téléchargement direct. Cela dépendra de la configuration de votre navigateur.

Il est possible d’ouvrir le document en visualisation dans une fenêtre modale de l’application, c’est-à-dire sans changer l’onglet du navigateur. Pour cela il suffit de cliquer sur l’action à gauche comportant une loupe.

Les documents de travail sont concernés par le trouillotage numérique comme les pièces.

Lors du clic sur le nom d’un document de travail, le document s’ouvrira soit, en visualisation dans un nouvel onglet du navigateur, soit en téléchargement direct. Cela dépendra de la configuration de votre navigateur.

Il est possible d’ouvrir un document de travail en visualisation dans une fenêtre modale de l’application, c’est-à-dire sans changer l’onglet du navigateur. Pour cela il suffit de cliquer sur l’action à gauche comportant une loupe. Seul les images et les pdf peuvent être visualiser de cette façon.

Pour ouvrir le formulaire de consultation du document de travail, il suffit de cliquer sur la flèche bleue à gauche ou sur la description du document à droite.

3.4.6. Ajouter un document de travail

Pour ajouter un document de travail, il faut cliquer sur le bouton d’ajout du tableau des documents de travail « + ».

Dans le formulaire qui apparaît tous les champs sont les suivant :

• Fichier : Document à stocker.
• Date de création : Date de création du document.
• Description : Description du document de travail qui servira à identifier le document.

3.4.7. Modifier un document de travail

Pour modifier un document de travail, il faut cliquer sur l’action « modifier » disponible depuis le formulaire de consultation.

La date permettant de générer le nom de la pièce, en cas de modification de celle-ci le nom du document sera régénéré.

3.4.8. Télécharger tous les documents

Il est possible de télécharger l’ensemble des documents de travail et d’instruction du dossier en cliquant sur le bouton correspondant :

Après avoir cliqué sur le lien un message de confirmation vous demandera de valider votre téléchargement. Les documents seront placés dans une archive zip qui sera proposée au téléchargement.

Note

Selon le déploiement de l’application, la création de cette archive peut être longue. Si le navigateur et fermé ou que l’utilisateur poursuit la navigation, la génération de l’archve se termine mais l’archive ne sera pas proposée au téléchargement.

Si il n’y a pas de document à ajouter à l’archive ne pourra pas être créée.

3.4.9. Constituer le dossier final

Un écran dédié permet de manipuler les pièces du dossier afin de rassembler celles qui constituent le dossier final. Les documents de travail ne sont pas affichés dans cet écran.

Pour y accéder, depuis l’onglet Pièce(s) du dossier d’instruction, cliquer sur le bouton de bascule Toutes les pièces. L’ensemble de toutes les pièces s’affiche, qu’elles aient été jointes ou générées.

Les pièces recommandées sont indiquées en surbrillance. Une pièce est identifée comme recommandée si elle respecte une des règles suivantes :

• tous les documents déposés via l’onglet Pièces déposées sont recommandés. Dans le cas où il en existe plusieurs du même type, seul le plus récent est recommandé ;

• à l’exception des consultations, tous les documents générés lors de l’instruction du dossier sont recommandés. Dans le cas où il en existe plusieurs du même type, seul le plus récent est recommandé ;

• pour les documents issus des consultations, les pièces des consultations pour information ne sont jamais recommandées. Sont recommandés :

  • les pièces jointes aux retours de consultations non tacites ;
  • les documents générés lors d’une demande de consultation tacite.

Note

Le paramètre id_avis_consultation_tacite doit être renseigné pour identifier l’avis de consultation désigant le tacite.

Pour chacune des pièces listées, cliquer sur le nom du fichier permet d’en avoir un aperçu direct.

Il est également possible de visualiser le fichier sans changer l’onglet du navigateur. Pour cela il suffit de cliquer sur l’action à gauche comportant une loupe.

Pour sélectionner les pièces qui vont constituer dossier final, il suffit de les cocher.

Des boutons d’action par lot sont disponibles :

• Sélectionner les pièces recommandées ;
• Tout sélectionner / désélectionner.

Ces actions influent uniquement sur la sélection des pièces.

Pour enregistrer la sélection, cliquer sur le bouton Constituer le dossier final.

Il est possible de télécharger l’intégralité des pièces du dossier final sous la forme d’une archive via le bouton Télécharger le dossier final. Ce bouton apparait si le dossier final a déjà été constitué au moins une fois.

3.4.10. Envoi du document en signature sur le parapheur

L’instruction doit avoir un signataire avec une adresse mail valide, que l’instruction soit finalisée et le parapheur doit être configuré dans l’application, si ces conditions sont remplies alors l’action d’envoi en signature est disponible sur les instruction.

Lorsqu’on clique sur l’action d’envoi en signature, le document est envoyé au parapheur et un encadré « Historique » apparaît sur l’instruction. Cet encadré est dépliable et contient un talbeau contenant les différents actions effectuées sur l’instruction concernant le parapheur.

3.4.11. Envoi du document en signature avec relecture sur le parapheur

Pour que cette action soit présente dans l’instruction il faut que le parapheur puisse obliger la relecture du document avant signature, que le connecteur soit configuré afin de permettre cette action et que les autres conditions mentionnées dans l’action d’envoi en signature soient aussi remplies.

Comme l’action précédente, cette action permet d’envoyer le document en signature au parapheur mais en rendant obligatoire la relecture du document avant signature dans le parapheur.

3.4.12. Annuler l’envoi du document en signature sur le parapheur

Pour que cette action soit présente dans l’instruction il faut que le parapheur puisse annuler l’envoi du document au parapheur, que le connecteur soit configuré afin de permettre cette action et que les conditions mentionnées dans l’action d’annulation d’envoi en signature soient aussi remplies.

Cette action permet d’annuler l’envoi du document en signature au parapheur.

3.5. Événements d’instruction

3.5.1. Ajout

Pour ajouter un évènement d’instruction, il suffit de saisir:

• le type d’évènement
• la date de l’évènement
• (*) un commentaire
• (*) le signataire
• (*) le type de rédaction (libre ou par compléments)

(*) Affichés ou non selon le type d’évènement.

Lors de la validation du formulaire d’ajout, si l’événement sélectionné possède une lettre type associée l’utilisateur est automatiquement redirigé vers le formulaire de modification.

3.5.2. Modification

3.5.2.1. Événement

• événement : sélection de l’événement d’instruction
• date d’événement : date de l’événement (date du jour par défaut)
• lettre type : choix de la lettre type affectée à cet événement d’instruction

3.5.2.2. Rédaction par compléments

Type de rédaction d’une instruction par défaut.

Les champs de complément permettent l’introduction d’un texte personnalisé dans l’édition.

Ils sont composés d’un éditeur riche permettant une mise en page complexe.

Il est possible d’ajouter des compléments d’informations pour les événements d’instruction depuis les blocs « Complément » et « Complément 2 ».

La plupart des compléments d’informations sont disponibles depuis la bible.

Il suffit de choisir l’élément que l’on désire voir apparaître dans le champ complément. En laissant la souris sur le libellé une infobulle affichera le texte qui sera affiché.

(Pour plus d’information sur la bible voir La bible.)

Si l’option consultation de l’événement est activée lors de son paramétrage alors l’action automatique disponible en bas du formulaire va ajouter les consultations avec leurs avis (hormis celles marquées explicitement comme non-visibles).

Note

Si le mode Rédaction libre est activé, les champs Compléments sont remplacés par les champs Titre et Corps

3.5.2.3. Rédaction libre

Si le paramètre option_redaction_libre est activé pour la collectivité du dossier d’instruction en contexte, alors apparait la nouvelle action Rédaction libre.

Lorsque la Rédaction libre est cliquée/activée, cela permet de modifier manuellement totalement la lettre type associée (PDF) en utilisant les champs Titre et Corps remplaçant alors les champs Rédaction par compléments (décris ci-dessus).

Lors du passage en mode Rédaction libre, la lettre type actuelle (générée grâce au modèle de la Lettre type, des Rédaction par compléments et des champs de fusion), sera entièrement dupliquée dans les champs Titre et Corps. Les champs de fusion continueront à être fonctionnels.

Si l’on ne souhaite plus être en Redaction libre et revenir à un mode « classique », il suffit de cliquer sur l’action Rédaction par compléments.

Avertissement

En revenant à une Rédaction par compléments, tout le contenu qui aura été écrit manuellement en mode Rédaction libre sera perdu.

3.5.2.4. Prévisualisation de l’édition

Si le paramètre option_previsualisation_edition est activé pour la collectivité du dossier d’instruction en contexte, alors le rendu du PDF sur le formulaire de modification des événements d’instruction qui ont une lettre type associée est affiché. Après avoir modifié un complément, on peut regénérer l’édition en cliquant sur Prévisualiser.

Note

Si la fenêtre du navigateur a une résolution horizontale inférieure à 1280 pixels, alors la prévisualisation ne s’affichera pas « à côté » des champs de modification. Dans ce cas, pour l’afficher il faudra alors cliquer sur le bouton Prévisualiser, puis sur le bouton Rédaction pour revenir à la rédaction (écran précédent).

3.5.3. Suppression

Il est possible de supprimer le dernier événement d’instruction créé s’il remplit ces critères :

• le dossier d’instruction rattaché n’est pas clôturé
• l’événement d’instruction n’est pas finalisé
• les dates suivantes ne sont pas renseignées : envoi pour signature, retour de signature, envoi AR, notification, envoi au contrôle légalité, retour du contrôle légalité
• l’événement lié n’est pas de type « retour »

3.5.4. Notification des demandeurs

La notification des demandeurs consiste à l’envoi d’un message de notification avec ou sans documents aux pétitionnaires d’un dossier. Pour accéder a ces documents le pétitionnaire recevra un lien qui lui permettra d’accéder aux documents envoyés et de les télécharger.

Le paramétrage de la notification des demandeurs est décrit ici.

3.5.4.1. Notification automatique

Avec la notification automatique, tous les pétitionnaires ayant une adresse mail et dont la case « accepte les notifications » a été cochée seront notifiés.

Note

Dans le cas, où les notification sont transmises via le portail citoyen seul le pétitionnaire principal sera notifié.

Le déclenchement de l’envoi de la notification dependra de la présence ou pas d’une lettretype et de la notification choisie lors du paramétrage de l’évènement. * notification automatique : si il y une lettretype les notifications seront réalisées lors de la finalisation. Sinon elles seront réalisées à l’ajout de l’instruction. * notification automatique avec signature requise : les notifications seront envoyés lorsqu’une date de retour de signature aura été saisie.

3.5.4.2. Notification manuelle

Avec la notification manuelle, l’utilisateur va pouvoir sélectionner les demandeurs qu’il souhaite notifiés. Pour cela, il devra utiliser l’action « notifier les pétitionnaires ».

L’affichage de cette action est géré de la même manière que l’envoi des notifications automatique : * notification manuelle : si il y une lettretype l’action sera visible après la finalisation. Sinon elle sera affiché à l’ajout de l’instruction. * notification manuelle avec signature requise : l’action sera affichée lorsqu’une date de retour de signature aura été saisie.

Cette action entraine l’ouverture d’un overlay dans lequel la liste des pétitionnaires notifiables est affichée. Il faut ensuite cocher les cases des pétitionnaires à notifier et cliquer sur valider pour envoyer les notifications.

Note

Dans le cas, où les notification sont transmises via le portail citoyen, l’affichage de l’overlay est remplacé par un message de confirmation. En cliquant sur « confirmer » une notification sera transmise au pétitionnaire principal uniquement.

Dans le cas d’une notification avec choix d’une annexe, il sera également possible dans ce formulaire de choisir une instruction finalisé et signé pour transmettre son édition en annexe de la notification.

Pour chaque notifications envoyées, le suivi est affiché dans la partie « Suivi notification » de l’instruction.

3.5.5. Notification des services

La notification des services consiste à l’envoi d’un message de notification avec ou sans documents aux services consultés notifiables. Pour accéder a ces documents le service recevra un mail avec des liens qui lui permettront d’accéder aux documents notifiés et de les télécharger.

Le paramétrage de la notification est décrit ici.

Pour notifier les services consultés : * La case Notification des services doit être cochée, dans le paramétrage de l’événement, pour que l’instruction soit notifiable. * Si l’événement d’instruction a une lettretype associée, il faut que cette lettretype soit finalisée.

La notification des services consultés se fait en cliquant sur l’action Notifier les services consultés.

En cliquant, sur cette action le formulaire de sélection des services à notifier et des annexes s’ouvre. A la validation de ce formulaire, un mail de notification sera envoyé à chaque adresses mails renseignées dans les listes de diffusions des services sélectionnés. Ces mails contiendront un lien vers le document de l’événement d’instruction (si il y en a un) ainsi qu’un lien par annexes sélectionnées.

Pour chaque notifications envoyées, le suivi est affiché dans la partie « Suivi notification service » de l’instruction.

3.5.6. Notification des tiers

La notification des tiers consiste à l’envoi d’un message de notification avec ou sans documents aux tiers consultés notifiables. Pour accéder a ces documents le tiers recevra un mail avec des liens qui lui permettront d’accéder aux documents notifiés et de les télécharger.

Le paramétrage de la notification est décrit ici.

Pour notifier les tiers consultés : * La case Notification des tiers doit être cochée, dans le paramétrage de l’événement, pour que l’instruction soit notifiable. * Si l’événement d’instruction a une lettretype associée, il faut que cette lettretype soit finalisée.

La notification des tiers consultés se fait en cliquant sur l’action Notifier les tiers consultés.

En cliquant, sur cette action le formulaire de sélection des tiers à notifier et des annexes s’ouvre. A la validation de ce formulaire, un mail de notification sera envoyé à chaque adresses mails renseignées dans les listes de diffusions des tiers sélectionnés. Ces mails contiendront un lien vers le document de l’événement d’instruction (si il y en a un) ainsi qu’un lien par annexes sélectionnées.

Pour chaque notifications envoyées, le suivi est affiché dans la partie « Suivi notification tiers » de l’instruction.

3.6. Finalisation

3.6.1. Finalisation des documents de l’instruction

3.6.1.1. Le principe

Pour finaliser l’édition de l’instruction, il faut cliquer sur le lien « Finaliser le document » du portlet d’actions contextuelles de la visualisation.

Au clic sur le lien de l’édition dans le portlet d’actions contextuelles de la visualisation de l’instruction, le document sera ouvert depuis le stockage au format PDF.

L’instruction n’est plus ni modifiable, ni supprimable.

Il est aussi possible de dé-finaliser le document au clic sur le lien « Reprendre la rédaction du document ».

Lorsque le document est finalisé certaines informations concernant le dossier lui sont associées lors de l’enregistrement.

Il est aussi possible de dé-finaliser le document au clic sur le lien « Reprendre la rédaction du document ».

Le clic sur le lien de l’édition dans le portlet d’actions contextuelles de la visualisation de l’instruction ouvrira le document généré à la volée au format PDF.

L’instruction est à nouveau modifiable et supprimable.

Note

Une instruction peut être finalisée automatiquement lors de son ajout si celle-ci est paramétrée ainsi (voir le paramétrage des événements) ou si l’option de finalisation automatique des retours et tacites est activée.

3.6.1.2. La mise à jour des dates de suivi depuis l’instruction

Les dates de suivi n’étant pas affichées dans le document PDF de l’instruction, elles sont modifiables une fois l’instruction finalisée. Il faut pour cela cliquer sur le bouton du portlet d’actions contextuelles « Suivi des dates ».

Note

Le suivi des dates n’est disponible que si l’événement d’instruction a une édition associée. Si ce n’est pas le cas, les dates ne seront pas affiché lors de la consultation de l’instruction.

On arrive alors sur la page suivante où seules les dates de suivi sont modifiables.

• date de finalisation du courrier
• date d’envoi pour signature
• date d’envoi AR
• date d’envoi au contrôle légalité
• signataire (on peut en sélectionner un par défaut, cf. Paramétrage –> Organisation –> Signataire Arrêté)
• date de retour de signature
• date de notification
• date de retour du contrôle de légalité

Note

Pour avoir accès à cette action :

• si on est instructeur, soit être celui du dossier ou tout au moins de sa division, soit être un instructeur polyvalent de la commune du dossier dont l’instruction a été déléguée à la communauté ;
• sinon être soit de la communauté (par exemple un administrateur), soit de la commune du dossier (par exemple le profil GUICHET SUIVI) ;
• les instructeurs ont besoin de la permission spécifique instruction_modification_dates_cloture pour continuer le suivi des dates sur un dossier clôturé. Cette permission est octroyée par défaut aux profils INSTRUCTEUR POLYVALENT et INSTRUCTEUR POLYVALENT COMMUNE.

3.6.2. Finalisation des documents du rapport d’instruction

Pour finaliser l’édition du rapport d’instruction, il faut cliquer sur le lien « Finaliser le document » du portlet d’actions contextuelles de la visualisation.

Lorsque le document est finalisé certaines informations concernant le dossier lui sont associées lors de l’enregistrement.

Au clic sur le lien de l’édition dans le portlet d’actions contextuelles de la visualisation du rapport d’instruction, le document sera ouvert depuis le stockage au format PDF.

Le rapport d’instruction n’est plus ni modifiable, ni supprimable.

Il est aussi possible de dé-finaliser le document en cliquant sur le lien « Reprendre la rédaction du document ».

Le clic sur le lien de l’édition dans le portlet d’actions contextuelles de la visualisation du rapport d’instruction ouvrira le document généré à la volée au format PDF.

Le rapport d’instruction est à nouveau modifiable et supprimable.

3.6.3. Historisation des documents du rapport d’instruction

A chaque finalisation du rapport d’instruction, une version est historisée. A chaque reprise d’édition du rapport, une nouvelle version est créée.

Pour les utilisateurs ayant les permissions nécessaires, les versions historisées sont visibles dans le tableau « Historique des versions ».

Depuis ce tableau, il est possible de consulter les rapports historisés et de les télécharger (selon les permissions de l’utilisateur).

3.6.4. Finalisation des documents de la consultation

Pour finaliser l’édition de la consultation, il faut cliquer sur le lien « Finaliser le document » du portlet d’actions contextuelles de la visualisation.

Lorsque le document est finalisé certaines informations concernant le dossier lui sont associées lors de l’enregistrement.

Au clic sur le lien de l’édition dans le portlet d’actions contextuelles de la visualisation de la consultation, le document sera ouvert depuis le stockage au format PDF.

La consultation n’est plus supprimable.

Il est aussi possible de dé-finaliser le document en cliquant sur le lien « Reprendre la rédaction du document ».

Le clic sur le lien de l’édition dans le portlet d’actions contextuelles de la visualisation de la consultation ouvrira le document généré à la volée au format PDF.

La consultation est à nouveau supprimable.

3.6.5. Notifier la commune par courriel

Un événement d’instruction est notifiable par courriel aux communes.

Les quatre conditions suivantes doivent être satisfaites pour rendre l’action disponible :

• paramétrage renseigné ;
• événement d’instruction finalisé ;
• être rattaché à la communauté de communes ;
• disposer du profil instructeur polyvalent ou administrateur général.

3.7. Contraintes liées au dossier

Des contraintes (ou risques) peuvent être ajoutées à un dossier.

3.7.1. Visualisation des contraintes liées au dossier

Les contraintes affichées dans le tableau de données sont groupées par groupe et sous-groupe et sont classées par le numéro d’ordre d’affichage.

Chaque contrainte possède un bouton raccourci pour ouvrir le formulaire en modification et un autre en mode suppression. Seulement le champ texte complété est modifiable.

Il est également possible de sélectionner les contraintes à conserver et de supprimer les autres en cliquant sur le bouton « Conserver les contraintes sélectionnées ». Pour sélectionner les contraintes a conserver, il suffit de les cocher.

Une case à cocher nommée « Tout sélectionner / désélectionner » permet de sélectionner toutes les contraintes ou de les déselectionner. Chaque groupe contient aussi une case à cocher nommée « Tout sélectionner / désélectionner dans le groupe » qui permet de sélectionner ou de désélectionner toutes les contraintes d’un groupe.

3.7.2. Ajouter des contraintes manuellement

En cliquant sur le bouton Ajouter des contraintes, un formulaire présentant toutes les contraintes de l’application apparaît.

Les contraintes sont triées comme dans le tableau de données, par groupe, sous-groupe et par ordre d’affichage. Par défaut chaque groupe et sous-groupe est replié.

Il suffit de cliquer sur un contrainte pour la sélectionner et de valider le formulaire pour que celle-ci soit ajoutée au dossier. Un message de validation apparait.

Les contraintes peuvent aussi être récupérées automatiquement à partir d’un SIG si celui-ci est configuré, (voir La géolocalisation ).

3.8. Commissions

L’onglet Commission(s) permet de lister et consulter les demandes de passage en commissions.

Si on est instructeur d’une collectivité de niveau mono, seuls les types de commissions rattachés à notre collectivité sont affichés.

Si on est instructeur d’une collectivité de niveau multi, tous les types de commissions sont affichés.

3.9. Lots

L’onglet Lot(s) permet de lister et consulter tous les lots du dossier d’instruction. Ces lots sont créés manuellement pas l’instructeur sur un permis valant division. La gestion des lots permet lors d’une demande de transfert partiel d’affecter le ou les pétitionnaire à un ou plusieurs lots.

L’instructeur du dossier peut :

• ajouter des lots
• modifier des lots
• supprimer des lots
• éditer les données techniques (CERFA) des lots
• tranférer le ou les pétitionnaire à un ou plusieurs lots

3.10. Messages

L’onglet Message(s) permet d’ajouter, lister et consulter tous les messages du dossier.

3.10.1. Ajouter un message automatiquement

Les messages automatiquement ajoutés se font suite à des actions spécifiques, comme par exemple l’ajout de pièce numérisée, à condition que l’option “option_notification_piece_numerisee” soit activée. Lorsqu’une action notifiée est réalisée par un utilisateur différent de l’instructeur du dossier, alors le message de notification sera destiné à l’instructeur. Si cette action est réalisée par l’instructeur du dossier et que celui-ci fait partie de la même collectivité que celle du dossier, alors il n’y a pas besoin de message de notification. Dernier cas, si l’action est réalisée par l’instructeur du dossier et celui-ci n’est pas de la même collectivité que celle du dossier, alors le message de notification sera destinée à la collectivité du dossier. Pour éviter de multiplier les notifications, ne seront pas ajoutés les messages traitant d’une même action à la même date et dont le destinataire est identique à un message déjà existant et non lu.

3.10.2. Ajouter un message manuellement

L’ajout d’un message manuel peut se faire par un utilisateur en ayant le droit. Dans ce cas, la notification est gérée de la même manière que pour un message automatique. La présence d’un message manuel sur un dossier est indiquée dans la colonne message du listing associé au widget des derniers dossiers déposés, suivant le paramétrage de celui-ci (voir ici)

3.10.3. Marquer comme lu / non lu

Une action disponible depuis son formulaire de consultation permet de marquer un message comme lu :

Les messages marqués comme “non lu” sont listés dans les tableaux du menu Instruction > Messages :

• Mes Messages
• Messages De Ma Division
• Tous Les Messages

Un clic sur une ligne de résultat redirige directement vers le message non lu dans le contexte du dossier d’instruction.

Note

Certains messages sont susceptibles d’être accompagnés d’une édition. Lorsque c’est le cas une action spécifique est disponible depuis le portlet d’actions contextuelles. Ci-après leur liste avec leur message correspondant :

• Accusé de réception pour [213](Échange ERP → ADS) Dossier PC Accusé de réception de consultation officielle.

3.11. Dossiers liés

L’onglet Dossiers liés permet d’obtenir tous les dossiers liés au dossier d’instruction courant. Il existe quatre types de liaisons entre les dossiers pour quatre listings différents. Dans l’ordre :

• dossier d’autorisation ;
• dossiers d’instruction liés manuellement ou implicitement par le dossier d’autorisation ;
• dossiers sur lesquels un lien vers le dossier courant a été établi ;
• dossiers d’autorisation liés géographiquement, c’est-à-dire ayant au moins une parcelle commune.

Note

Des dossiers auxquels vous n’avez pas accès sont susceptibles d’apparaître à titre indicatif dans les différents listings. Si vous essayez de les consulter en cliquant dessus alors vous rencontrerez une erreur de droits insuffisants.

Il est possible depuis l’action d’ajout « + » dans le tableau des dossiers d’instruction liés, d’ajouter des liaisons avec d’autres dossiers d’instruction. Il n’est pas possible de lier le dossier d’instruction courant deux fois à un même DI ou de le lier manuellement à un DI déjà lié implicitement par le dossier d’autorisation.

Les liaisons manuelles peuvent être supprimées seulement depuis le tableau Dossiers liés grâce à l’action de suppression « X » disponible sur chaque ligne. Par la même occasion, le dossier courant n’apparaîtra plus dans le tableau des liaisons retour du dossier pour lequel on a supprimé la liaison. Les liaisons retours ne peuvent pas être supprimées depuis le dossier cible. Il faut le faire depuis le dossier source.

Note

Dans le cas des recours (contentieux), il existe une notion de liaison principale avec un dossier d’instruction. Cette liaison n’est modifiable que par les profils ayant une permission spécifique.

3.12. La géolocalisation

L’action Géolocalisation est disponible seulement pour les communes paramétrées. Elle permet, pour les dossiers qui ont des références cadastrales renseignées, de récupérer des données géographiques à partir du SIG paramétré.

Lorsqu’un dossier est géolocalisé, un lien vers le SIG est présent dans le cadre principal du dossier d’instruction sous forme d’îcone de planète suivie des coordonnées du centroïde dans le SIG.

Si l’option option_streetview est spécifiée alors un lien vers Google Maps Street View sera affiché dans un champ streetview. Il est possible d’afficher ce lien que le dossier soit géolocalisé ou pas.

Pour géolocaliser un dossier, ouvrir la fenêtre modale de géolocalisation en cliquant sur le bouton « Géolocalisation » sur l’onglet principal du DI.

La fenêtre modale de géolocalisation se présente comme suit:

3.12.1. Vérifier les parcelles

Cette action permet de vérifier si les parcelles définies dans le dossier existent au niveau du SIG. Cette étape est nécessaire a l’exécution des autres traitements.

3.12.2. Calculer l’emprise

L’emprise est le total de la surface des parcelles. Le calcul de l’emprise est requis pour pouvoir calculer le centroïde des parcelles.

3.12.3. Dessiner l’emprise

Dans le cas où le calcul de l’emprise a échoué du côté du SIG, cette action permet d’être redirigé sur le SIG, sur lequel il est alors possible de dessiner l’emprise à la main.

3.12.4. Calculer le centroïde

Le centroïde est le point représentatif de l’emprise calculée précedement. Il est ensuite récupéré et stocké dans le dossier d’instruction.

3.12.5. Récupérer les contraintes

Cette action permet de récupérer les contraintes du SIG qui sont applicables aux parcelles du dossier. Ces contraintes peuvent appartenir à la communauté de communes aussi bien qu’à la commune.

3.12.6. L’action « J’ai de la chance »

Ce bouton permet un lancement automatique, à la chaine, de toutes les actions de géolocalisation d’un dossier décrites précedement. Il permet de gagner du temps.

3.13. Consultations

L’onglet Consultation(s) permet de lister et consulter toutes les consultations du dossier d’instruction. Les consultations de type pour conformité sont surlignées en jaune.

3.13.1. Modifier la visibilité d’une consultation dans les éditions

Il est possible de masquer une consultation dans les éditions qui y font référence, comme le Récapitulatif du dossier ou le Rapport d’instruction.

3.13.1.1. Depuis le portlet d’actions contextuelles

Pour masquer une consultation depuis le portlet d’actions contextuelles il faut cliquer sur l’action Masquer dans les éditions.

La consultation n’apparaîtra plus dans les éditions qui affichent leur liste. Pour l’afficher à nouveau cliquer sur l’action Afficher dans les éditions.

Ces actions ne sont pas disponibles sur les dossiers d’instruction clôturés ou si l’utilisateur connecté ne fait pas partie de la division du dossier. Ces deux conditions peuvent être exclues grâce à une permission spécifique.

3.13.1.2. Depuis la liste de consultations

Depuis le listing des consultations, il est possible de modifier la visibilité des consultations dans les éditions.

Si la consultation est visible, cliquer sur l’icône en forme d’oeil rouge permet de la masquer.

Si la consultation est masquée, cliquer sur l’icône en forme d’oeil vert permet de la rendre visible.

Ces actions ne sont pas disponibles sur les dossiers d’instruction clôturés ou si l’utilisateur connecté ne fait pas partie de la division du dossier. Ces deux conditions peuvent être exclues grâce à une permission spécifique.

3.14. La qualification

La qualification d’un dossier d’instruction se fait depuis son formulaire de modification.

3.14.1. La qualification en ERP

Pour indiquer un dossier d’instruction comme concernant un ERP, il faut cocher la case ERP dans l’encadré Qualification du formulaire.

Lors de la validation du formulaire, toutes les pièces numérisées et générées liées au dossier d’instruction auront leur métadonnée concerneERP modifiée. À condition que le connecteur du système de stockage soit configuré pour effectuer cette action.

Attention, si l’option_referentiel_erp est active, le comportement de cette case ne sera plus le même. Elle sera non modifiable dans le cas où le dossier ne peut pas être interfacé avec le référentiel ERP.

Lors de l’ajout d’un dossier d’instruction sur existant, si le type de dossier d’instruction est compatible avec la liaison vers le référentiel ERP, la valeur de la case ERP du dossier initial est appliqué au nouveau dossier.

3.15. La prise en compte métier

L’indicateur de la prise en compte métier (PeC) se met à jour depuis l’instruction du dossier d’instruction de consultation. C’est une information nécessaire lorsque l’application openADS est en mode service consulté. Voir l”option option_mode_service_consulte.

Il est possible de paramétrer les différentes PeC depuis la table de référence Prise en compte métier et de paramétrer l’utilisation depuis un événement d’instruction.